Guide libreassociation : conduite de changement

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Comprendre le changement et son accompagnement

La conduite de changement est une démarche visant à identifier un problème d'organisation, définir un cadre d'action qui permet l'élaboration, le choix et la mise en place d'une solution dans des conditions de réussites optimums.

Elle a pour finalités :

• Résoudre la problématique d'organisation ou de réorganisation

• Accompagner le projet d'organisation ou de réorganisation

• Prendre en compte la dimension humaine

La perception de ce qu’est une organisation et des raisons qui l’obligent à évoluer :

• l'organisation : au démarrage d'une activité, obligation de se structurer

• la réorganisation : réponse provoquée ou subie à des facteurs externes et internes

Principaux facteurs pouvant susciter le changement :

• Technologie

• Stratégie

• Culture

• Pouvoir

• Configuration

Typologies des causes de résistance au changement :

• individuelle : remise en cause, rupture, perte des repères antérieurs, remise en cause de soi

• structurelle et conjoncturelle : conditions de travail, fonctionnement organisationnel, ambiance de l'organisation

• collective : normes, rites, stéréotypes

Les quatre leviers du changement :

• management : mode et stratégie de gestion des hommes par les dirigeants

• l'organisation : manière dont les ressources de l'organisation sont organisées

• les systèmes : manière dont les flux circulent formellement ou informellement dans la structure

• la culture : ensemble de valeurs durables et partagées par tous les membres de la structure

Différents degrés de changement :

• réglage : intervention sur un mécanisme existant pour restaurer une performance antérieur, la performance actuelle n'étant pas jugée adéquate

• réforme : cherche à améliorer la performance existante en conservant les mêmes mécanismes

• restructuration : donne une nouvelle "forme" à la structure en remplaçant les secteurs jugées inefficaces

• refondation : déstructuration, remise à plat

Facteurs facilitant la réussite du changement :

• Dessiner une vision claire de l'avenir afin de faciliter dés le départ la communication et l'adhésion des salariés

• Définir la logique de changement recherchée : amélioration ou rupture,

• Définir le degré de changement recherché : réglage, réforme, restructuration, refondation

• Sélectionner en fonction de ces orientations la méthode d'élaboration de solutions et les outils les plus appropriés

• Planifier une étape de benchmarking et une analyse stratégique concurrentielle afin de faciliter la phase d'élaboration de solutions

• Créer un sentiment d'urgence afin de mobiliser les acteurs et de les faire adhérer à la "vision".

• S'assurer d'une implication constante des sponsors

• Faire participer : assurer, à chaque fois que cela est possible, une participation de tous les salariés concernés au processus de changement.

• Gérer les aspects émotionnels : supprimer les résistances et les blocages provoqués par le changement afin de permettre sa concrétisation.

• Gérer les enjeux de pouvoir : réorienter les relations de pouvoir pour assurer leur cohérence avec la vision et les faire participer efficacement au processus de changement

• Former et coacher : apporter une formation tant technique que relationnelle pour aider les salariés à contribuer dans les meilleures conditions au processus de changement et leur permettre une compréhension et une acceptation des nouvelles règles du jeu

• Communiquer intensément : créer une communication organisée qui favorise l'implication.

• Constituer une équipe projet pluridisciplinaire et motivée disposant d'aptitudes et de compétences à gérer le processus de changement sur toute sa durée

Les techniques de conduite de changement

Notre but ici n'est pas de recenser les chercheurs ayant travaillés sur la question mais de donner quelques pistes concrètes de techniques qui pourraient marcher dans le contexte associatif.

L'ordinateur social

L'ordinateur social est une technique consistant à rendre l'organisation responsable du changement et non les individus. Elle consiste à faire participer les acteurs de l'organisation dans la conception d'un plan de mise en œuvre de la stratégie. L'intérêt est multiple : les acteurs impliqués sont moins sujets à résister au changement, chaque acteur sait ce qu'il doit faire et ce qu'il peut attendre des autres, et le dirigeant tient son rôle de pilote du changement, il n'est pas le moteur du changement mais bien celui qui le contrôle et dirige l'orientation de celui-ci.

Une recette simple : un temps court (maximum 6 semaines pour les grands changements), des personnes-clés, identifiés à l'avance, des objectifs clairs et définis, une équipe d'animation du changement.

L'effet levier a ici un rôle clé puisqu'en s'appuyant sur le potentiel humain de l'organisation, on facilite la réussite du changement.

voir : http://leverage.change.pagesperso-orange.fr/Support_AFTAA_2008%5B1%5D.pdf

L'utilisation de la carte sociodynamique de Fauvet, Herbemont et César pour identifier les personnes-clés

Afin d'identifier les acteurs clé de la réussite du changement, nous vous proposons de vous appuyer sur une carte qui vous permettra d'identifier les acteurs en fonction de leur synergie avec le projet et de leur opposition à celui-ci.

Cette carte permet notamment de classer les gens dans différents groupes, qui va définir quels types d'acteurs ciblés en fonction de ce que l'on veut faire, et ceux sur qui on peut s'appuyer.

Voir pour plus d'explications et des outils : http://laconduiteduchangement.com/index.php?post/2010/11/13/La-sociodynamique-pour-identifier-les-acteurs-du-changement

Conduire un changement d'intégration du logiciel libre dans une association

Cette dernière partie a pour vocation d'être une marche-à-suivre pour conduire une politique de changement en faveur de l'intégration de logiciels libres dans votre association.

1. Définir précisément quel changement vous voulez impulser (par exemple s'il s'agit de migrer de MicrosoftOffice vers LibreOffice ou de faire passer tous vos postes sous Ubuntu) : pour cela il va falloir s'appuyer sur les acteurs de l'organisations qui utilisent l'informatique, pour définir avec eux quels usages ils en font et expliquer l'intérêt de ce changement.
2. Identifier les acteurs clés de la réussite de ce changement : pour cela vous pouvez utiliser la carte sociodynamique présentée ci-dessus, cela nécessite de savoir exactement qui fait quoi au sein de votre association et sous quel statut (on ne peut pas demander la même charge de travail/d'implication d'un bénévole que d'un salarié).
3. Définir ensemble un plan d'actions pour la mise en œuvre du changement : réunir les acteurs identifiés comme clés pour ce changement, et définir avec eux précisément les objectifs de chacun, les actions à mener, et les délais dans lesquels celles-ci doivent être menées.
4. Informer l'ensemble des acteurs sur le changement et le plan de mise en œuvre
5. Faire le point régulièrement sur les actions de chacun afin de contrôler leur bon déroulement
6. Ne pas oublier dans les actions de prévoir des temps de formation aux nouveaux outils pour tous les acteurs
7. A la fin du changement, faire un bilan et montrer que l'on peut changer sans que ça se passe mal systématiquement.

Des structures susceptibles de vous accompagner

• réseau libre entreprise : http://www.libre-entreprise.org/
• CLISS XXI : http://www.cliss21.com/site/
• Association de Maintenance en InformatiquE : http://amie.coop/partage-de-fichiers.html
• Informations, outils, initiatives pour un monde solidaire : http://www.ritimo.org/
• Outils-réseaux : travailler en réseau, usages et outils. http://outils-reseaux.org/PagePrincipale
• Association Marsnet, formations en informatique libre : http://www.marsnet.org/

Sources

• http://lewebpedagogique.com/diversifier/2009/04/23/conduire-le-changement-carte-heuristique/

• http://laconduiteduchangement.com/index.php?post/2010/11/13/La-sociodynamique-pour-identifier-les-acteurs-du-changement

• http://www.cairn.info/revue-francaise-d-administration-publique-2004-2-page-327.htm

• http://www.anfh.asso.fr/fonctioncadre/cadre/gmweb/Cadre_GM_Conduite%20du%20changement.htm

• http://fr.wikipedia.org/wiki/Changement

• http://fr.wikipedia.org/wiki/Management_du_syst%C3%A8me_d%27information

• http://christophe-faurie.blogspot.com/2010/03/fondamentaux.html