Charte des groupes

Préliminaires

Définir ce qu'est un groupe de travail : ensemble de personnes, membres ou non, réunies pour faire avancer un projet précis, coordonnés par un "animateur" (qui doit être membre de l'April), sous la responsabilité du conseil d'administration de l'April.

Le processus de création d'un groupe est le suivant :

• Rédaction par l'animateur d'une proposition de charte pour le groupe
• Envoi d'un message contenant la proposition de charte sur april@april.org pour discussion
• Mise à jour de la proposition en intégrant les suggestions des autres adhérents, et en remplissant une liste des suppléants
• Envoi à ca@april.org et animation@april.org pour avis
• Entretien et éventuelle correction du document
• Création du groupe

Dans le cas d'un groupe existant qui souhaite modifier sa charte (par exemple, pour nommer un nouvel animateur), les etapes sont les suivantes :

• Rédaction par l'animateur d'une proposition de modification de charte pour le groupe (s'il s'agit d'un remplacement d'animateur, le nouvel animateur est celui qui effectue la modification)
• Envoi d'un message contenant la proposition de modification de la charte sur la liste de discussion du groupe
• Mise à jour de la proposition en intégrant les suggestions des autres membres du groupe, et en remplissant une liste des suppléants
• Envoi à ca@april.org et animation@april.org pour avis
• Éventuelle correction du document (et entretien s'il s'agit d'un nouvel animateur)

Les suppléants ne doivent pas forcément être membres de l'April, mais parmi les suppléants, l'un au moins doit être adhérent pour pouvoir remplacer l'animateur en titre s'il devenait indisponible pendant un certain temps.

Proposer un groupe de travail

Le futur animateur couche par écrit son projet de groupe, sous la forme d'une charte. Ce descriptif est destiné à être posté sur la liste april@april.org pour discussion avec les adhérents, avant envoi au CA pour validation.

Le projet doit :

• définir des objectifs précis
• évaluer les modes d'avancement
• définir les outils nécessaires (liste dédiée, espace wiki, autres ?)
• définir si possible des moyens permettant d'évaluer et de suivre l'activité du groupe

(ce que les plus marketeux d'entre nous appelleraient des indicateurs de performance ou « Key performance indicator » (K.P.I.).

Exemple : pour un groupe de traducteurs, le taux de traduction global dans une langue donnée, le nombre de traductions et de traducteurs sur les derniers mois, etc. pour un groupe d'administrateurs système, le nombre de tâches ouvertes, les temps moyen et médian de résolution, le nombre d'admins sys. actifs les derniers mois, etc.

Bref tout indicateur automatisable qui puisse servir à :

• communiquer sur l'activité du groupe : vis-à-vis des autres adhérents, du grand public
• alerter le CA sur l'inactivité du groupe, pour envisager de l'aide et du renfort en temps utile

Prendre la responsabilité d'un groupe de travail

Prendre la responsabilité d'un groupe de travail nécessite au minimum de :

• Bien évaluer sa disponibilité
• Animer une équipe de bénévoles
• Trouver des remplaçants pour les périodes de non disponibilité (par défaut, à partir d'une semaine)

S'agissant de la reprise d'un groupe :

• rencontrer le précédent animateur pour une passation des dossiers en cours et une estimation de l'investissement que cela implique.
• ...

Remarque: il serait profitable de re-travailler la rédaction des paragraphes qui suivent afin de les rendre plus intelligibles.

A noter que le (ou les) animateur(s) d'un groupe n'est/sont pas sans responsabilites, au dela de lui-meme. Tout comme un project leader d'un projet libre se doit de faire en sorte que le projet avance, que les choses se passe bien, et peut parfois avoir a trancher quand un consensus ne peut pas etre trouve sur un point et bloque le projet.

Le tout est de placer le groupe et les personnes qui le composent avant soi-meme, et chercher a eviter le plus possible de se retrouver a le faire - dans un groupe qui se porte bien ce n'est quasiment jamais necessaire. Mais quand ca se presente, il ne faut pas non plus fuir, sous risque de gripper la machine.

Pour ceux qui ne sentent vraiment pas la partie "avoir a trancher quand c'est absolument necessaire", il y a cependant une alternative: definir a l'avance un mecanisme de decision. Ca peut etre aussi bete qu'un simple vote majoritaire a main levee sur la liste de discussion, il faut simplement le definir a l'avance dans la charte.

Validation par le conseil d'administration

Parce qu'un groupe de travail de l'April est sous la responsabilité de l'association et engage son nom, il faut que le Conseil d'Administration valide le principe du groupe de travail et puisse en suivre l'activité.

La création d'un groupe de travail passe donc par le CA qui doit :

• Valider les objectifs du groupe (conformité avec les objectifs de l'association)

• Valider les motivations du candidat et la viabilité a priori du groupe, afin de lui donner les meilleures chances de succès

• Désignation d'un binôme pour le suivi : l'animateur est épaulé par un permanent ou un membre du Conseil d'Administration afin de permettre un suivi des actions et une meilleure communication au sein de l'April.

Une fois le groupe validé, une large place à l'initiative et la créativité est laissée aux membres du groupe de travail pour s'organiser.

Désignation de l'animateur

• Echange, lors d'une rencontre physique ou d'un entretien téléphonique, entre l'animateur du groupe et les membres du CA concernés. Passage en revue des objectifs, moyens, motivations...
• Organiser si possible un pot entre les membres du groupe et le nouvel animateur, pour créer des liens conviviaux.
  N.B. : ceci peut se faire dans les locaux de l'April à Paris
• A étudier : symboliser cette reconnaissance de responsabilité par la remise d'un objet symbolique : la remise d'un "A" (voir le système RACI distinguant les personnes qui réalisent les actions - « R » - pouvant être plusieurs, de celle devant rendre des comptes - « A » - qui doit rendre des comptes sur l'avancement des actions du groupe) ? d'un jeu de cartes de visite au nom de l'animateur ? de la Charte ? d'un t-shirt personnalisé ?

Reporting

• Compte-rendu régulier (mensuel de préférence) sur l'activité pour la période écoulée
• Petites conférences téléphoniques entre animateur/ suppléants / binôme CA / permanents pour faire le point
• Documenter autant que possible l'activité du groupe (sur le wiki notamment), pour assurer sa pérennité
• Gestion du bénévolat valorisé effectué au sein du groupe