AAD-1 - Appels a discussion

Bonjour,

Ceci est le premier appel à discussion portant sur la formalisation d'une procedure de discussion et decision pour l'April, par le biais d'appels a discussion (AAD). Au terme des echanges, le CA sera invite a prendre une decision sur ce sujet.

Raisons

Il est parfois difficile de connaître l'état des discussions sur une proposition, et il n'y a pas de chemin balisé pour obtenir une décision du CA et il faut souvent fouiller les archives pour se rappeler de ce qui a pu être validé et ce qui doit encore l'être.

Il n'y a également pas de moyen formel de s'assurer que tous ceux qui auraient souhaite participer a une discussion donnée en ont eu l'opportunité, et que les contributions des participants ont été correctement intégrées aux conclusions.

Proposition

Le processus serait formalise, par le biais d'Appels a discussion dont cet email constitue un exemple, ecrits et suivis par les instigateurs d'une proposition. En rendant explicites les etapes de la formation d'une decision au sein de l'April, il devrait permettre de faciliter la visibilite, le suivi et l'aboutissement des propositions par tout adherent.

A noter que cette procedure ne changerait en rien les prerogatives du CA, qui conserve le pouvoir de prendre les decisions, de modifier ou de refuser toute proposition. Elle vise principalement a clarifier les moyens par lesquels tout adherent peut demander au CA de prendre une decision sur un point particulier, notamment dans le cadre du fonctionnement interne et des groupes de travail.

Les etapes d'un Appel a discussion (AAD) sont les suivantes :

• Rediger l'AAD, le poster sur le wiki, sur animation@ et sur le(s) ML(s) concernees - Premiere discussion
• Amender l'AAD en fonction des remarques, identifier les points de desaccord restant - Eventuelle seconde discussion
• Si la seconde discussion reste animee, des sondages sont eventuellement utilises pour aider a aboutir a des conclusions
• Constitution du document final, qui est envoye a ca@april.org pour decision (approuve, amende, refuse), ou au responsable de groupe si la décision a une portee locale a un groupe de travail

Taches

N'hesitez pas a vous proposer pour des taches!

• Suivi du present AAD: Xavier Antoviaque
• Supervision du processus des AAD: <Cherche volontaire!>

Charte des Appels a discussion

[Basé sur le Guide de publication des Appels A Discussion pour fr.*]

Cet article vise à préciser le format préconisé des AAD.

Un Appel A Discussion permet la formation d'une decision au sein de l'April, pour faciliter la visibilite, le suivi et l'aboutissement des propositions par tout adherent.

A noter que cette procedure n'affecte en rien les prerogatives du CA, qui conserve le pouvoir de prendre les decisions, de modifier ou de refuser toute proposition. Elle vise principalement a clarifier les moyens par lesquels tout adherent peut demander au CA de prendre une decision sur un point particulier, notamment dans le cadre du fonctionnement interne et des groupes de travail.

Champs d'en-têtes Subject, Newsgroups, Followup-To

Objet de l'article (en-tête Subject:)

Contient l'objet de l'article publié dans les news. Le format de ce champ est "[AAD-X] Titre de la proposition", où "X" est le numero de votre AAD (voir la page Appels a Discussion pour connaitre le numero que vous devez utiliser) et "Titre de la proposition" le titre de votre proposition.

Exemples :

• [AAD-7] Creation du groupe de travail xxx
• [AAD-14] Lancement d'une campagne demontrant les dangers du logiciel proprietaire
• [AAD-32] Moderation de la liste xxx@april.org
• [AAD-45] Modification du mail d'accueil aux adherents

Listes de discussion où l'article est publié (en-tête To:)

Ce champ précise dans quelles listes de discussion l'article doit faire l'objet d'une publication croisée :

• animation@april.org - Toujours inclure le groupe animation

Optionnel:

• april@april.org - La liste generale de l'April, dans les cas ou l'ensemble des adherents est concerne par le sujet
• liste-infos@april.org - Uniquement pour les comptes-rendus finaux apres la prise de decision, pour un sujet qui concerne l'ensemble des adherents
• la/les liste(s) du/des groupe(s) concernes par la discussion

Forum où la discussion a lieu (en-tête Reply-To:)

Le contenu de ce champ est animation@april.org, sauf dans le cas d'une discussion ayant une portee locale a un groupe de travail, auquel cas il s'agit de l'adresse de la liste de discussion de ce groupe. Dans le cas de discussions importantes impliquant l'ensemble des adherents, la liste april@april.org pourra etre utilisee - si vous etes dans ce cas, parlez-en sur la liste animation@april.org avant d'envoyer l'AAD.

Informations requises dans le corps de l'article

Voir AAD-1 - Appels a discussion pour un modèle du corps de l'article.

• Introduction : Une court paragraphe indiquant l'objet de la proposition et donnant un aperçu du deroulement de la discussion.
• Raison : Raison motivant la proposition. Expliquer en un ou deux paragraphes pourquoi la proposition est formulee.
• Proposition : La proposition elle-meme, en 2-3 paragraphes maximum.
• Taches : Liste des taches qui devront etre effectuees si la proposition est retenue (indiquer les noms des personnes qui se chargeront des differentes taches, ou indiquer celles qui restent a attribuer)
• Details/documents : Les explications completes et les documents de reference (charte, description d'un processus, plan pour une campagne...)

Optionnel:

• Commentaires du proposant : au fur et à mesure de la publication des différents Appels A Discussion pour une même proposition, le proposant peut être amené à préciser les modifications effectuées dans la proposition. Ces commentaires doivent figurer au début de l'article, et non au milieu de la charte, afin de bien séparer la charte officielle du forum de l'avis personnel du proposant.

Modifications a integrer pour la seconde version

• Integration avec le bugtracker
• Email plus decriptif:
• Gerer l'echec

Email descriptif

Comme ce sont les problematiques autour des efforts du groupe animation qui en sont a l'origine, je vais commencer par la... Ce groupe est ne d'un besoin d'adaptation de l'April a sa nouvelle taille, etant passe rapidement de quelques centaines a plusieurs milliers de membres. Ca pose des problemes concrets :

- de diffusion des informations (avec une petite taille tout se sait tres vite, mais c'est beaucoup moins le cas avec une grosse structure)

- de coordination des efforts (le nombre de mains augmente, mais pour en tirer parti il faut beaucoup plus baliser le chemin)

- d'implication (quand on est beaucoup, il est plus difficile de sentir qu'on peut changer les choses)

Le groupe animation reflechit et contribue a faire avancer ces problematiques (si vous n'y etes pas inscrits, je vous invite d'ailleurs a le faire, il y a pas mal de discussions instructives, avec des avis interessants de personnes ayant des perspectives tres diverses). Les choses comme l'evolution de la lettre, l'evolution des listes, l'utilisation d'un bugtracker, la documentation, etc. sont des sujets issus des discussions qui y ont lieu.

De par sa nature, le groupe animation touche donc a des sujets transvers pour l'association, pour lesquels une validation par le CA est souvent necessaire. Grace a Fred, ca se passe plutot bien, car il fait le lien entre les deux. Par contre, le suivi n'est pas toujours simple a faire :

- il n'est pas toujours simple de savoir ou en est la prise de decision

- il n'est pas simple pour le CA d'avoir un apercu des discussions

- il n'y a aucun moyen pour les nouveaux venus de savoir comment faire aboutir une proposition

- les decisions ne sont pas documentees, ce qui fait que lorsqu'un sujet est relance il n'y a pas de moyen simple pour les nouveaux venus de retrouver tout le contexte, sauf a aller farfouiller les archives

Dans les faits, il y a un processus qui emerge petit a petit des usages : une discussion est lancee, une recherche de consensus rafine, tranforme ou invalide l'idee, une fois que les debats s'appaisent Fred transmet au CA, et en retour il y a des questions/modifications, et une validation/refus.

C'est ce fonctionnement implicite que j'ai essaye de reprendre et formaliser en adaptant un modele connu aux usages en cours. Ceci dans l'objectif de faciliter la gestion des projets du groupe animation, mais egalement de faire profiter le reste des groupes et des adherents des memes possibilites.

Au passage, il y a deja eu pas mal de remarques (sur le cote trop pontifiant de l'AAD dans sa forme actuelle, ou de Fred sur la procedure elle-meme), il faut donc que je synthetise tout ca dans une seconde version de l'AAD - c'est un des autres avantages, ca pousse a documenter les choses au fur et a mesure et a faire prendre en compte les remarques et modifications par l'instigateur du debat.