Gérer les courriels

Le courriel, cet inconnu

Faut-il présenter le courrier électronique ? Créé bien avant l'hypertexte et les pages web et ressuscitant l'arobase, un caractère oublié de nos claviers, c'est un élément essentiel de nos vies numériques. Pourtant, sa maitrise est loin d'être complète.

Les deux pistes classiques pour se créer une adresse électronique sont de passer par son fournisseur d'accès (ce qui donne des adresses en free.fr, wanadoo.fr, etc.) ou d'utiliser un service de messagerie en ligne gratuite (Laposte.net, Hotmail, GMail, etc.). Si de telles solutions sont évidemment très pratiques pour un usage privé, elles posent tout de même de sérieux problèmes d'identité quand il s'agit d'une association : écrire à ses interlocuteurs avec une adresse d'un service de ce type donne une impression d'amateurisme. Or le nom de domaine d'une association est partie prenante de sa stratégie de communication et l'adresse électronique est un élément important lors du premier contact.

Courriels gérés localement ou Webmail ?

Il existe plusieurs manières de gérer les courriels :

• utilisation de l'interface web généralement proposée par le fournisseur de votre adresse électronique, appelée également webmail. Pour cela, vous vous rendez, via votre navigateur favori (voir ci-après), sur la page qui vous permet de gérer vos courriels. Vous pouvez alors écrire, répondre, transférer ou mettre à la poubelle les messages reçus.

L'avantage de gérer ses courriels de cette manière est d'être en lien direct avec le serveur de messagerie. La liste des courriels qui vous est présentée est l'exact reflet de ceux qui se trouvent sur le serveur. Vous en effacez un, il disparaît du serveur. L'inconvénient est que vous ne pouvez pas accéder à votre boîte si vous n'avez pas de connexion à Internet...

• Utilisation de votre courrielleur favori, Thunderbird : le paramétrage du logiciel est important et vous permet de configurer un type de fonctionnement ou un autre. Ainsi, vous pouvez choisir de le gérer de la même manière que si vous étiez sur la page de votre webmail (avec la même nécessité d'une connexion Internet). Sinon, vous pouvez opter pour une configuration qui permet une gestion asynchrone des courriels. L'avantage sera de pouvoir par exemple préparer une réponse à un message que vous aurez préalablement téléchargé dans le courrielleur pour pouvoir l'envoyer lors d'une prochaine connexion. L'inconvénient est, qu'à un instant précis, la liste des courriels affichée dans votre courrielleur est différente de celle affichée sur le webmail.

Il n'y a pas de bonne ni de mauvaise méthode pour gérer sa correspondance électronique et les préférences vont souvent d'abord aux habitudes acquises. Le choix doit cependant être fait en fonction des besoins. Posez-vous les questions suivantes : les messages ont-ils un caractère confidentiel ? La boîte mail peut-elle être gérée à plusieurs (avec une adresse générique, par exemple) ? La personne qui gère la boîte est-elle mobile et susceptible d'être longtemps sans connexion Internet ? etc.

Pour une gestion locale des courriels

Gérer ses courriels avec Thunderbird.

Thunderbird est un client de messagerie développé par la Fondation Mozilla.

Depuis 1998, la Fondation Mozilla a pour objectifs de soutenir l'innovation sur Internet et de rendre ce dernier accessible au plus grand nombre. Internet est un développement social et technologique important qui, en un temps très court, s'est imposé dans notre quotidien. Au début des années 2000, le Web était complètement envahi par des technologies divisées ; vous n'aviez aucune garantie de pouvoir naviguer sur les mêmes sites web que votre voisin. Grâce aux outils Mozilla, comme Firefox ou KompoZer, cette situation s'est grandement améliorée et le web est désormais plus interopérable. Pour atteindre ses objectifs, la Fondation Mozilla conçoit des logiciels libres, innovants et de grande qualité, qui respectent les utilisateurs et qui sont à la disposition de tous.

Puissant et pratique, désormais reconnu pour sa robustesse et sa stabilité, Thunderbird est l'outil incontournable pour gérer les courriers électroniques de l'association avec, en cas de besoin, la capacité de gérer plusieurs comptes de messagerie : vous pouvez par exemple choisir de collecter sur une unique session les messages adressés à l'adresse contact@association-UneTelle.org et president@association-UneTelle.org.

Ce logiciel peut être utilisé dans une configuration très simple mais aussi, grâce à sa conception modulaire, répondre aux besoins sophistiqués des utilisateurs les plus exigeants. Thunderbird possède un grand nombre d'extensions qui permettent de le personnaliser en quelques clics, comme par exemple y ajouter la gestion d'un agenda et un calendrier des tâches à réaliser. Mozilla Thunderbird vous permet aussi de créer très simplement des modèles de messages qui vous feront gagner du temps lorsque vous devrez envoyer le même message de façon répétée.

Par ailleurs, Mozilla Thunderbird possède des fonctionnalités pour protéger votre vie privée, vous prémunir des courriels indésirables (spam) et éviter certaines tentatives d'arnaque en ligne, telles les attaques par hameçonnage (phishing).