Demande de stand

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Cette page présente une page d'aide en cours de réalisation.

Si vous souhaitez participer, n'hésitez pas à laisser votre avis sur la page de discussion en suivant au mieux ces recommandations.

Page d'aide pour gérer une demande de stand

Réception d'une demande de stand

Remerciements en cas de demande précise

Lorsqu'on reçoit une demande de stand, si la demande est précise et détaillée, il faut répondre à la personne qui fait la demande pour la remercier et lui dire que nous allons faire un appel à des bénévoles. Voici un exemple de courriel :

Bonjour <le nom de la personne qui demande>,

Merci pour votre demande de stand. Nous l'avons bien notée.
Nous allons lancer un appel à nos bénévoles pour voir s'ils seraient disponible pour y participer.
Nous vous tiendrons au courant dès que possible.

Librement,
<Nom de la personne qui répond> 

Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.

Demande de plus de renseignements

Si la demande reçue est trop vague, il faut demander des renseignements supplémentaires notamment la nature de l’événement (salon, install party, autre), la date et le lieu précis, les conditions matériel (table, chaises, électricité, connexion internet). Voici un exemple de courriel :

Bonjour <le nom de la personne qui demande>,

Merci pour votre demande de stand.
Pour pouvoir y répondre, nous aurions besoin de plus d'informations.

Pourriez-vous nous préciser la nature de l’événement (salon, install party, autre),
la date et le lieu précis, les conditions matériel (table, chaises, électricité,
connexion internet) ? Un repas est-il prévu pour les participants ?
Pouvez-vous prendre en charge des frais de déplacement ?

Merci d'avance.

Librement,
<Nom de la personne qui répond> 

Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.

Noter la demande sur le wiki

Noter la demande dans la section Demandes de stand sur la page Stands.

Traitement de la demande

Envoyer une demande aux adhérents de la région concernée

Sélectionner dans gDTC les adhérents qui sont dans la région concernée et leur envoyer un message de demande de participation. Voici un exemple de courriel :

Bonjour <le nom de l'adhérent>,

On nous propose de tenir un stand pour faire connaître l'association April
lors de <nom de l’événement>, le <date de l’événement>, à <lieu de l’événement>.
Seriez-vous disponible pour aider à tenir ce stand ?

Merci d'avance.

Librement,
<Nom de la personne qui demande> 

Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.

En cas de réponse positive

En cas de réponses positives :

Créer une page sur le wiki pour l’événement

1) Créer une page sur le wiki pour l’événement

2) Copier ce modèle dans la nouvelle page :

 L'April tiendra un stand à <Présentation de l'évènement>. 

 ==Jours et horaires d'ouverture==
 
 ==Lieu==
 
 ==Accès==
 
 ==Stand April==
 
 Nous cherchons de l'aide pour animer ce stand ([[Stands|Comment tenir un stand ?]]).
 Si vous êtes intéressé, vous pouvez vous inscrire en laissant votre nom ci-dessous :
 
 [[Catégorie:Promotion April]]
 

3) Ajouter les informations détaillées (lieu, date)

4) Noter le nom des participants sur la page

5) Faire un lien vers cette nouvelle page sur la section Liste de Manifestations à venir de la page Stands

6) Confirmer à la personne qui a demandé le stand que nous serons présent. Voici un exemple de courriel :

Bonjour <le nom de la personne qui demande>,

J'ai le plaisir de vous informer que nous avons trouvé des bénévoles disponibles
pour tenir un stand lors de votre événement.
Nous avons noter les informations utiles sur cette page <lien vers la page du wiki>.
N'hésitez pas à les compléter.

Librement,
<Nom de la personne qui répond>

Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.

En cas de réponse négative

Si aucun bénévole ne se déclare, il faut prévenir la personne qui a demandé le stand que nous ne pourrons pas venir mais que nous pouvons lui faire parvenir des documents de sensibilisation. Voici un exemple de courriel :

Bonjour <le nom de la personne qui demande>,

Je fais suite à votre demande de stand April. Malheureusement nous n'avons pas trouvé
d'adhérents disponibles pour tenir ce stand.
Toutefois nous vous proposons de vous envoyer par courriel un lot de documents de sensibilisation
que vous pourrez mettre à disposition de vos visiteurs. Cela vous intéresse-t-il ?

Librement,
<Nom de la personne qui répond>

Mettre <secretaire A april POINT org> en adresse de réponse du message.

Liens

• Stands
• Guide de gestion du stand
• Charte de l'exposant