CharteCommunicationExterne

Ce groupe de travail a été fondu dans le groupe Sensibilisation

L'objet de cette charte est de présenter les usages, règles et outils du groupe de travail Communication externe, afin de :

• Faciliter l'arrivée aux nouveaux participants ;
• Cadrer les échanges pour permettre à chacun de travailler dans les meilleures conditions ;
• Présenter les outils utilisés par le groupe ;
• Définir les conditions de publication des supports de communication portant le sigle April ou engageant l'April.

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Objectifs du groupe de travail Communication externe

Les objectifs du groupe de travail sont la proposition et la production des supports et campagnes de communication et promotion de l'April. Par supports de communication, on entend tout support physique ou numérique présentant ou représentant l'April, ses groupes de travail ou groupes affiliés (tel que le Pacte du Logiciel Libre) dont :

• Affiches,
• Autocollants (stickers),
• Goodies, tels que les T-shirts, mugs ou badges,
• Logos et éléments d'identité visuelle,
• Modèles de courriers
• Modèles de diaporamas

Ce groupe de travail ne s'occupe pas de production de ressources de promotion ou de sensibilisation au logiciel libre qui sont en général prises en charge par le groupe de travail Sensibilisation.

Animation

L'animateur du groupe de travail est François Poulain. L'animateur relaie les travaux du groupe de travail auprès du Conseil d'administration. Son suppléant est Gilles Coulais.

Le rôle des animateurs et des suppléants est de :

• s'assurer que le groupe de travail accomplit ses missions.
• animer les échanges entre membres du groupe de travail.
• relayer, si nécessaire, les demandes et décisions du conseil d'administration.
• modérer et/ou refuser éventuellement la publication d'un support de communication.

Outils à disposition du groupe de travail

Pour faciliter les collaborations éventuelles avec des personnes externes à l'April, les outils du groupe de travail sont ouverts à tous les membres.

Liste de diffusion

Le groupe de travail possède une liste de diffusion, accessible à tous les membres via l'interface de gestion des listes de l'April. Les archives sont accessibles aux personnes inscrites, adhérentes de l'April.

Les courriels échangés sur cette liste doivent être en rapport avec l'objet du groupe de travail.

Afin d'optimiser les échanges, il est par ailleurs essentiel de respecter un niveau de qualité élevé en ce qui concerne les échanges sur la liste. Cela peut être atteint notamment en respectant un certain nombre de conseils élémentaires en terme de mise en forme : voir les Regles de bon usage des mailing lists.

Pour s'y abonner vous pouvez utiliser l'interface web ou envoyer un courriel à l'adresse sympa@april.org avec le sujet "subscribe comm-externe" en cliquant ici.

Espace Wiki et site Drupal

Le groupe de travail possède un espace wiki à l'adresse CommExterne. Le wiki est un outil de travail en commun. Il permet à plusieurs personnes de modifier facilement un même document. Dans le cas de travaux qui nécessitent une discussion préalable, discutez-en d'abord sur la liste de diffusion.

Lorsque vous créez de nouvelles pages sur le wiki, veuillez ajoutez la mention [Catégorie:CommunicationExterne] dans le texte pour qu'il soit toujours possible d'y accéder grâce au lien automatique. Les pages de wiki qui n'ont pas de rapport avec le logiciel libre, l'April, ou le groupe Communication externe de l'April seront supprimées.

Une fois les documents finalisés et approuvés par le C.A., les fichiers et leurs sources seront publiés sur le site principal de l'April.

Licence des publications produites par le groupe de travail

Pour les créations originales du groupe de travail, il est recommandé d'utiliser une licence libre de type copyleft, de préférence Licence Art Libre (LAL) ou Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 (BY-SA), et de fixer le copyright sur April pour faciliter la maintenance future de l'œuvre, destinée à évoluer. Le choix de la licence Art Libre, contrairement à la licence Creative Commons, permet également un certain degré de protection, les révisions du document devant être explicitement indiquées en cas de modification (section 2.3 de la LAL-1.3).

Les œuvres et supports produits par le groupe de travail peuvent être de nature à engager l'association. Ainsi, le Conseil d'administration peut éventuellement obtenir que ces documents soient divulgués sous licence Verbatim (droit de copie à l'identique uniquement) pour protéger l'intégrité de la position de l'April, son image et les idées formulées.

En cas d'utilisation d'œuvres modifiées ou adaptées d'œuvres existantes, le groupe de travail s'assurera préalablement que la licence de l'œuvre ou du support original, ainsi que l'utilisation qui en est faite, en permet la publication dans sa version modifiée, tout en respectant à la fois les conditions de licences de l'œuvre originale et les conditions de publication de l'œuvre cible.

Cas particulier des logos

La plupart des organisations, l'April y compris, protègent leur logo sous des conditions restrictives, et de ce fait il n'est généralement pas possible de réutiliser spontanément des logos dans des œuvres libres. C'est pourquoi, à chaque fois que le groupe Communication Externe publiera un support faisant apparaitre le logo de l'April ou d'une autre organisation, l'acceptation du Conseil d'administration devra être acquise ainsi que celle de tous les ayant-droits impliqués s'il s'agit d'un logo d'une autre organisation.

Circuit de validation des publications

Toutes les publications produites par le groupe de travail Communication externe engagent l'April. Il est donc impératif :

1. De soumettre une page sur le site internet de l'association décrivant le projet et mettant à disposition l'œuvre/le support, ou un lien vers l'œuvre/le support s'ils sont stockés ailleurs.
2. Que l'animateur, ou à défaut son suppléant, fasse valider la publication par le conseil d'administration de l'April, en postant sur ca@april.org (n'oubliez pas d'y mettre les nécessaires autorisations pour les logos n'appartenant pas à l'April), qui veillera à sa qualité et au respect des licences le cas échéant.

En effet, diffuser un document April sans que le Conseil d'administration et les permanents en soient informés peut :

1. envoyer un message confus ou erroné (erreurs terminologiques, conflits avec un autre message, versions différentes, etc.) ou pire illégal ;
2. interférer avec des actions en cours, ne serait-ce que d'être pris au dépourvu lors d'un rendez-vous où l'on vous parlerait d'un document publié par l'April qui vous est inconnu.

Indicateurs de mesure d'activité

Afin de mesurer la pertinence de l'activité du groupe de travail, des indicateurs de mesure de l'activité seront mis en place :

• Mesurer les besoins en communication de l'associations : Nombre de réalisation total du groupe.
• Mesurer l'initiative du GdT : Nombre de propositions de réalisation.
• Mesurer le niveau de sollicitation du groupe : Délai de réalisation proposé/imposé.
• Mesurer la faisabilité des actions proposées : Délai de réalisation réel, de la proposition ou demande à la validation du document par le CA, en pourcentage du délai proposé.