Logiciels de Gestion D'Association (GDA)

L'acronyme GDA (Gestion D'Association) est proposé pour désigner tout logiciel qui aide à gérer une association, que ce soit la comptabilité, les adhérents, les dons, etc. Un logiciel de GDA ne couvre pas forcément toutes les questions liées à la gestion d'une association. Un logiciel peut se consacrer à tel ou tel aspect. En outre, un logiciel de GDA n'est pas forcément conçu à l'origine à destination des associations (c'est le cas des logiciels de comptabilité par exemple).

Des besoins récurents pour les associations

Les messages qui passent régulièrement sur la liste LibreAssociation permettent de dégager des besoins récurents pour les associations, quelque soit leur taille et leur objet.

• La comptabilité est souvent le premier besoin en termes de GDA. Le groupe de travail Comptabilité de l'April a dressé une liste des logiciels disponibles à la page Comptabilite.

Rares sont les solutions en logiciels libres qui sont monopostes (en comptabilité, il s'agit de logiciels faits à l'origine pour la comptabilité personnelle), la très grande majorité sont des solutions client/serveur. C'est une situation opposée aux solutions propriétaires (CIEL et SAGE pour la comptabilité par exemple) qui sont plutôt monopostes (pour une utilisation en association en tout cas).

Beaucoup des logiciels de GDA sont des adaptations de logiciels pour le monde de l'entreprise (les ERP).

• La gestion des adhérents revient aussi régulièrement dans les besoins...

• La communication et la mise en place d'une site Internet nourrit bon nombre de questions et les outils tels des générateurs de blogs ou des CMS (content management system ; en français : système de gestion de contenus) ne manquent pas.

• Ces derniers mois, apparaissent aussi de nombreuses questions sur les différents outils collaboratifs qui peuvent exister.

Voici donc quelques catégories identifiées mais elles peuvent être complétées, remodelées et détaillées si vous l'estimez nécessaire.

Par catégorie, quelques projets suceptibles de répondre à vos besoins

La barrière de la langue étant une réalité, nous essayons de mettre en avant des logiciels développés par des francophones. Pour les logiciels de comptabilité, ils ont en plus l'avantage d'être généralement directement utilisables puisque "pensés" en comptabilité française.

Si les logiciels ne sont pas francophones, nous le précisons.

Catégorie des logiciels de comptabilité

Rappel : pour une liste plus exhaustive, voir les pages wiki du groupe Comptabilite

Plutôt pour les petites associations...[sans salarié à 5 salariés ?]

• Grisbi : http://www.grisbi.org/index.fr.html

Bien sûr, un bon tableur bien maîtrisé tel OpenOffice Calc est un très bon outil dans ce cas.

Plutôt pour les moyennes associations [ de 5 salariés à 20 salariés ?]

• PHPCompta : http://www.phpcompta.org/

Originellement créé par un belge, un plan comptable français est utilisable à l'installation.

Au delà de 20 salariés

A ce stade, il est logique pour les responsables d'une association de commencer à regarder du côté des CRM/ERP qui sont des solutions intégrées "multiservices". A noter que nous sommes confrontés à ce moment là au fait que ces solutions intégrées sont d'abord produites pour l'entreprise et que le vocabulaire est donc souvent inadapté pour nos associations.

• OpenSI : http://www.opensi.org/
• OpenERP : http://www.openerp.com/ (anciennement TinyERP)
• Dolibarr : http://www.dolibarr.fr/
• ERP5 : http://www.erp5.com/

Divers...

• OSCommerce pour la création de boutiques en lignes : http://www.oscommerce-fr.info/portail/

Nous sommes, certes, à la limite des besoins des associations mais, nombreuses sont celles qui utilisent Internet pour "vendre" des services à leurs adhérents. Dans ce cas, OSCommerce peut sans doute être une solution.

Catégorie des logiciels de gestion des adhérents

• Galette : http://galette.tuxfamily.org/fr/doku.php

Catégorie des supports à la gestion de pages Internet

En fonction des besoins et de la taille des associations, plusieurs outils peuvent répondre au besoin...

diffusion simple d'informations

Un moteur de blog tel Dotclear par exemple, convient : http://www.dotclear.net/

Pour une utilisation "lourde" avec les fonctionalités du WEB 2.0

Entre autres : SPIP : http://www.spip.net/ Joomla : http://www.joomla.fr/ Drupal : http://drupalfr.org/ A noter que les communautés sont extrêmement actives et que les documentations fournies sont d'une qualité remarquable.

Si vous souhaitez une liste exhaustive des CMS existant et un moteur de comparaison, vous pouvez vous rendre, si vous comprenez l'anglais, là : http://www.cmsmatrix.org/

Pour un travail collaboratif

Il existe des solutions permettant de travailler de manière collaborative assez rapidement ainsi, n'hésitez pas à regarder les projets suivants :

• Agora : http://www.agora-project.net/
• phpproject : http://www.phprojekt.com/demo.php
• phpgroupware : http://www.phpgroupware.org/ (site en anglais)

En ce qui concerne les wikis, il en existe, comme pour les CMS, une multitude. On peut citer par exemple :

• dokuwiki :http://www.dokuwiki.org/dokuwiki
• pmwiki : http://www.pmwiki.org/wiki/PmWikiFr/PmWikiFr
• mediawiki (celui-là me que vous êtes en train d'honorer en lisant cette page) : http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/fr

Il existe un site anglais exhaustif sur la question avec un moteur comparatif intégré : http://www.wikimatrix.org/

Exemples d'utilisation

(à compléter par ceux qui ont essayé tel ou tel logiciel)

Cahier des charges pour un intégré de gestion d'association

Introduction

Les associations constituent une richesse de prime importance dans la société civile. Leur permettre de simplifier leur gestion à travers l'utilisation d'un logiciel ad-hoc libre serait un plus considérable, en plus d'être un moyen de les sensibiliser davantage aux vertus du logiciel libre.

Un tel intégré de GDA devrait :

• convenir à tous types d'associations
• être avant tout intuitif
• ne pas nécessiter de connaissances informatiques particulières notamment pour une gestion basique d'une petite association
• être pédagogique : les fonctionnalités sont claires et justifiées par rapport aux bonnes pratiques ou à la législation
• être suffisant, autant que possible : le logiciel permet la gestion de l'association du dépôt des statuts à la dissolution

Un tel intégré de GDA ne devrait pas :

• utiliser le jargon de l'entreprise. Exemple : en cas de résultat positif, on parle "d'excédent" pour une association alors qu'on parle de "bénéfice" pour une entreprise. Autre exemple : Les adhérents ne sont ni des employés, ni des clients de l'association, même s'ils versent une cotisation. Ce sont des adhérents, soit une catégorie bien à part.

Spécifications

• Le logiciel est client/serveur. Le client est un simple navigateur internet;
• Le logiciel est libre, par exemple sous licence Affero GPL;
• les données du logiciel doivent pouvoir être décrite entièrement dans un XML compréhensible afin de ne pas être dépendant d'une technologie particulière ; le logiciel doit offrir des processus d'importation et d'exportation en XML ou autre format standard afin de pouvoir récupérer facilement les données dans d'autres logiciels;
• Le logiciel est écrit dans un langage permettant la contribution d'un maximum de développeurs et une installation chez un maximum d'hébergeurs: par exemple PHP sur base MySql;

Création de l'association

• Le logiciel fournit une aide spécialisée pour la création de l'association: aide à la rédaction des statuts selon le type d'association souhaité, modèles pour la convocation de la première assemblée générale dite constitutive. Cette aide et ces modèles s'appuie sur la base de données documentaire mentionnée au chapitre "Documentation".
• En fonction des choix de l'utilisateur, le logiciel créé les structure ad-hoc dans la base de données: membres (divers types possibles), assemblée générale, conseil d'administration, bureau, présidence, etc.
• Le logiciel n'impose pas un type d'organisation de l'association. La loi 1901 étant très libérale en la matière, le logiciel laisse la voie ouverte à tout type d'organisation, y compris non strictement pyramidal (co-présidence par exemple).

Documentation

• La procédure d'installation du logiciel est documentée selon les bonnes pratiques en vigueur;
• Il est établi, sur un site internet ad-hoc, une base de données juridique permettant la participation de chacun, par exemple un wiki.
• L'utilisation du logiciel est documentée à la fois sur le plan fonctionnel, comme il est d'usage, et sur le plan juridique : chaque fonction peut faire référence à un article de la base de données juridique.

D'autres ressources complémentaires utiles...

• D'une manière générale, et en complément de la lecture de cette page Wiki, il est recommandé de parcourir le site Framasoft car son âge important par rapport à la naissance d'Internet en fait un site de choix pour trouver le logiciel libre répondant à votre besoin.