Organisation de notre participation à un événement

Liste des tâches pour organiser la participation de l'April à un évènement

Se rappeler de mettre la liste contact-event@ en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les évènements.

Suite à une invitation/ un appel à participation

• S'il y a un appel à interventions (conférences, tables rondes, etc.), envoyer un courriel à la liste speakers@ en indiquant la date limite pour faire une proposition.
• Pour les évènements majeurs tels que les Journées du Logiciel Libre (JDLL) à Lyon, le Capitole du Libre à Toulouse, le salon professionnelle Open Source Experience (OSXP) à Paris OSXP, etc. : soumettre systématiquement une demande de stand, sans attendre de faire les appels à bénévoles.
• Créer une page wiki (modèle disponible dans le SVN : ca/documents/documents-internes/evenements/modeles).
• lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente, faire les actions nécessaires le cas échéant.

Appels à bénévoles

Premier appel

C'est bien de faire le premier appel un mois avant l'événement. Deux semaines avant l'événement étant le minimum pour s'assurer d'avoir assez de monde.

• Dans le cas d'un salon professionnel (exemple : Open Source Experience (OSXP) à Paris, Rencontres Professionnelles du Logiciel Libre (RPLL) à Lyon), se rappeler d'indiquer dans l'appel une date limite pour la réponse, car normalement l'organisation a besoin de connaître la liste des personnes présentes sur le stand bien en amont de l'événement.
• Toujours planifier un deuxième appel à bénévoles, pour ne pas oublier en cas de besoin.

Faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'évènement

Les mailings se programment depuis notre gestionnaire des membres gDTC, il faut donc avoir un compte admin sur gDTC.

• S'il s'agit d'un gros mailing (> 250 personnes destinataires), il vaut mieux pinguer QGuLL sur le salon #april-amdins sur IRC et obtenir son « go ».
  Cela est d'autant plus valable si on a prévu de lancer l'appel sur la pause déjeuner. En effet, il est déjà arrivé que QGuLL reboote l'infra en nous pensant en pause.

À savoir que l'envoi d'un mailing aux membres habitant en île-de-Fance (plus de 700) peut prendre plus d'un heure et demi.

faire un courriel sur liste-infos@

Si peu d'inscriptions, ne pas hésiter à contacter les personnes ayant tenu le stand les années précédentes.

Deuxième appel

C'est bien d'avoir au moins deux personnes présentes sur le stand par tranche horaire. Par exemple, pour un stand sur une journée, c'est bien d'avoir deux personnes le matin et deux personnes l'après-midi. Il peut bien sûr s'agir des deux mêmes personnes qui restent sur le stand toute la journée.

En l'absence de suffisamment de personnes inscrites pour la tenue du stand suite au premier appel, faire un deuxième appel.

• faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'évènement
• poster un message sur les réseaux
• faire un message sur IRC dans le salon #april
• faire un courriel sur liste_info@

Confirmer notre participation à l'organisation

• S'il y a assez de bénévoles, confirmer notre participation à l'organisation.
• S'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation.

Suite à la confirmation qu'une place pour notre stand est bien prévue

Annonces April

Dès que l'organisation nous confirme notre participation, faire le page d'annonces sur april.org/event, ainsi que les messages d'annonce sur les réseaux et la liste d'information interne.

Page d'annonce sur april.org/event

• Se connecter avec son identifiant et mot de passe à april.org (le formulaire de connexion est en haut à droite) ;
• Dans le menu Création de contenu, cliquer sur Créer du contenu. La page Créer du contenu s'affiche ;
• Dans la page Créer du contenu, cliquer sur Événement.

Un modèle de page d'annonce est disponible ci-dessous. Vous pouvez aussi vous inspirer d'annonces déjà existantes, voir les clôner.

Titre :

L'April présente [ avec un stand ] au ÉVÉNEMENT le JOUR MOIS ANNÉE à LIEU (DÉP.)
 
Thèmes possibles à sélectionner :

* Sensibilisation
* Conférence
* Promotion
* Stand
* etc.

Note : il faut maintenir Ctrl appuyé pour ajouter plus d'un thème.

Description :
 
<p>[Courte présentation de l'événement (s'inspirer par exemple de ce qui a été mis dans la page wiki, s'il y en a une)].</p>
 
<p>Le programme est disponible sur <a href="URL">SITE ÉVÉNEMENT</a>.</p>
 
<p>À cette occasion, l'April participera avec un stand. Si vous avez des disponibilités, vous pouvez venir nous aider à tenir le stand quelques heures. <a href="LIEN À TABLEAU D'INSCRIPTION">Vous pouvez  vous inscrire sur le wiki</a>. En alternative, vous pouvez <a href="mailto:contact-event@april.org (contact-event@april.org (liste non publique))">nous indiquer vos disponibilités par courriel</a>. </p> [créer un raccourci à partir du curseur]
 
Informations pratiques sur notre/NOS intervention(S) : 
 
<ul>
<li>TEXTE</li>
<li>TEXTE</li>
</ul>

La syntaxe pour éventuellement ajouter une image dans la description :

<p style="text-align:center"><a href="URL_IMAGE"><img src="SITE_WEB" style="width:XX%" alt="DESCRIPTION_IMAGE"/></a></p>

Messages d'annonce sur les réseaux

Faire d'abord les messages sur les réseaux permet d'avoir les liens à rajouter dans le message sur le salon IRC #april et sur liste-infos@.

 🗓️ L’April vous donne rendez-vous le JJ MOIS AAAA [sur son stand] à/aux ÉVÈNEMENT [organisé(e)(s) par ORGANISATION (@ si possible)] à LIEU
 
 👉 Plus d’infos sur le/les ÉVÉNEMENT: SITE DE L'ÉVÈNEMENT
 
 👉 Notre page d'annonce : PAGE SUR APRIL.ORG/EVENT
 
 #… 
 

Annonce sur IRC

Salon #april

Informations à obtenir auprès de l'organisation

Mobilier

• Quel mobilier nous aurons à disposition pour notre stand ?

Stockage bagages et matériel de stand

• [Si l'événement est sur plusieurs jours] Sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermer le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/ VILLAGE le lendemain matin ?
• [Si le matériel est transporté dans une valise/un gros sac] Un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/valises en journée est-il disponible ?
  • Si ce n'est pas le cas (voir par exemple lors des RPLL 2022), et que le matériel est transporté par une personne provenant de Paris, prévoir une nappe pour cacher les bagages en dessous de la table.

Expolibre

• Accord pour exposer les 8 panneaux de l'Expolibre ? Template de courriel :

Bonjour,

À l'occasion du/des ÉVÉNEMENT, nous pouvons éventuellement apporter l'Expolibre, un jeu de 8 panneaux expliquant les enjeux du logiciel libre au grand public :

https://expolibre.org/

Formats et supports disponibles :

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur bâche fine M1 (ignifugée) 310 g avec œillets, accrochables à des grilles à l'aide de tendeurs ;

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur papier mat 180 g, à coller au mur avec du Patafix au dos.

Les sources de l'Expolibre sont disponibles, si jamais vous préférez imprimer un exemplaire pour l'avoir sous la main à d'autres occasions :

https://expolibre.org/telecharger.php

Quelques photos de l'Expolibre « en ballade » :

https://photos.april.org/index.php?/category/153

Librement,
Signature

• [Si l'organisation est d'accord pour exposer l'Expolibre] Quel lieu et support avez-vous envisagé pour l'accrochage des panneaux ?
  • En effet, malgré l'accord reçu, il faut éviter d'apporter l'Expolibre si le support prévu n'est pas adapté. Voir par exemple les murs en crépi de la cage d'escalier de la Maison pour Tous de Lyon : un bon accrochage demanderait beaucoup trop de Patafix et de temps.
• [Si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre] Quel système d'accrochage avez-vous envisagé ?
  • Si le système d'accrochage n'est pas adapté (lors du Capitole du Libre 2019, par exemple), signaler que nous pouvons apporter nos tendeurs.

Infos pratiques pour les bénévoles

• À partir de quelle heure les bénévoles peuvent arriver ? Un badge et un document d'identité sont nécessaires pour accéder aux lieux ?
• Quel est le nom de la personne à laquelle nos bénévoles peuvent adresser leurs questions pendant l'installation/l'évènement ? Son numéro de téléphone est-il disponible ?
• Des collations et/ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ? À quelles conditions ?

Gestion des bénévoles

• Faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et à mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image
• Identifier une personne responsable de stand :
  • Lui demander si elle est d'accord pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles
• Mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques

Le matériel

• Identifier la personne qui viendra chercher/ réceptionner le matériel et quand elle le fera :
  • Planifier la préparation et l'envoi du matériel le cas échéant
• Important : identifier la personne qui ramènera le matériel

• Vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc...)
• Vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc...)

• Se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le pad récapitulatif des dossiers institutionnels
• Imprimer les liste des conférences et ateliers April le cas échéant

Une semaine avant l'évènement

• Relancer Étienne pour la mise à jour du pad
• Imprimer le récapitulatif des actions publiques
• Si on prend la caisse :
  • Compter le fonds de caisse
  • Le noter dans le cahier de caisse
  • Déposer les billets et/ ou la monnaie en excès à la banque ou retirer les billets et les déposer dans la caisse du local le cas échéant
• Préparer le matériel et l'expédier le cas échéant

Quelques jours avant l'évènement

Courriels aux bénévoles

Quelques jours avant l'événement ou la veille au matin au plus tard, il faut envoyer deux courriels aux bénévoles : un courriel avec les informations pratiques et un courriel avec les consignes pour la prise de photos.

Courriel avec les informations pratiques

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous.

• Se rappeler de mettre l'adresse contact-event AT april POINT org en copie et en reply-to.
• Se rappeler de mettre l'adresse adherents-in AT april POINT org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April.
• Tous les mots en lettre capitales doivent normalement être remplacées par l'information à jour/une adresse de contact.
• Tout ce qui est entre [] n'est pas forcement pertinent pour chaque événement. Le principal défis étant de réussir à ne pas laisser des [] qui traînent dans son courriel :)
• Les numéros de téléphone mobile peuvent être communiqués uniquement après accord des personnes concernées.

 Sujet : Informations pratiques pour votre participation à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT - DATE à LIEU
 CC : contact-event AT april POINT org
 BCC : adherents-in AT april POINT org
 Reply-to : contact-event AT april POINT org

 Bonjour [ PRÉNOM(S) ],
 
 Encore un grand merci pour votre disponibilité à participer à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT.
 
 J'espère que vous êtes toujours disponibles. [ Si ce n'est pas le cas, prévenez-nous s'il vous plaît :
 
 - par courriel à CONTACT-EVENT jusqu'à DATE à HORAIRE ;
 
 - par sms au MOBILE (PRÉNOM) après cette heure. ]
 
 Ci-dessous, le lien à la page wiki dédiée à l'événement, avec toutes les informations sur le lieu, l'accès et les horaires, ainsi que vos créneaux de disponibilité pour tenir le stand :
 
 LIEN WIKI ÉVÉNEMENT
 
 = Responsable du stand April =
 
 PRÉNOM [ NOM ] s'est rendu(E) disponible pour être responsable du stand : merci à LUI/ELLE !
 Voici son numéro de téléphone mobile : NUMÉRO
 
 [ = Modalité d'accès =
 
 Une inscription et un badge sont nécessaires pour accéder à/aux ÉVÉNEMENT… ]
 
 = Personnes référentes pour signaler une situation vécue comme inconfortable =
 
 La participation aux activités de l'April se veut être une expérience agréable et conviviale, ouverte à toutes et à tous. Si lors de l'événement une personne a un comportement ou tient des propos qui vous mettent mal à l'aise, nous vous encourageons à signaler la situation à une personne de l'équipe April, en direct ou par courriel. Tous les détails sont sur la page wiki dédiée à l'événement :
 
 LIEN
 
 [ Les personnes de l'équipe April qui seront présentes sur place :
 
- PRÉNOM NOM (salarié/E) : NUM MOBILE
- PRÉNOM NOM (membre du CA) : NUM MOBILE ]
 
 = Mise en place du stand =
 
 J'ai REMIS / EXPÉDIÉ le matériel de stand (dépliants, autocollants, Expolibre, [ marchandise, caisse ], etc.) à PRÉNOM NOM [ de l'équipe d'organisation de l'événement]. [ La liste complète est en pièce jointe. ] [ Il n'y aura pas de marchandise, ni de caisse. ]
 
 [ Il faudra installer le stand avant l'ouverture au public, qui est prévue DATE à HORAIRE. Il faudra donc idéalement commencer l'installation dès HEURE.
 
 [ Il sera possible de laisser le matériel sur le stand JOUR soir. ]
 
 [ Pour toute question concernant l'installation du stand, voir le(S) contact(S) de l'organisation plus bas ]
 
 [ Un guide exposant a été fourni par l'équipe d'organisation de l'événement, vous la trouverez en pj. ]
 
 = Bulletins d'adhésion =
 
 Des formulaires d'adhésion seront disponibles sur le stand.
 
 Merci de vous assurer que la personne remplit tous les champs obligatoires comme l'exige notre règlement intérieur : nom et prénoms, adresse postale complète et adresse de courriel, montant de la cotisation.
 
 Pour les personnes morales, il est nécessaire d'avoir nom, prénom et adresse électronique de la personne contact - d'où l'importance d'utiliser le bulletin dédié.
 
 [ - PRÉNOM RESPONSABLE DE STAND : il faudra stp glisser les bulletins remplis dans la pochette kraft fournie ]
 
 [ L'équipe Vie associative se chargera d'enregistrer les éventuelles adhésions papier après l'événement. ] [ Le règlement de la cotisation ne se fera pas sur le stand. ]
 
 = Tenir le stand =
 
 Les documents utiles à lire sont listé sur la page wiki dédiée à l'événement :
 
 LIEN
 
 Je vous invite à ne pas utiliser d'ordinateur portable sur le stand, car c'est une posture perçue comme peu accueillante par les personnes visitant le stand.
 
 En revanche, vous pouvez sortir votre ordinateur (si vous en avez apporté un) pour faire une présentation de nos services [https://www.chapril.org/ Chapril]. ;)
 
 = Faire une séance des points forts et des points de vigilance =
 
 C'est une façon rapide et agréable de conclure un événement et de s'améliorer pour la fois suivante.
 
 Le ou la responsable du stand invite chaque personne participante à indiquer quels ont été pour elle les points positifs et les points d'amélioration de notre organisation et de l'événement en général, ces-derniers formulés possiblement d'une manière positive ("Comment faire pour....?", "J'aurais aimé...", "Pour la prochaine fois, il faudrait...").
 
 Encore mieux : vous pouvez noter ces points au fur et mesure qu'ils vous viennent à l'esprit pendant l'événement ;-)
 
 Les points relatifs à l'édition précédentes sont disponibles à cette page :
 
 LIEN
 
 - PRÉNOM RESPONSABLE DE STAND : puis-je te laisser partager les points sur la page wiki dédié à l'événement ? En alternative, tu peux les transmettre à l'adresse CONTACT-EVENT
 
 = Retour matériel du stand =
 
 Il faudra svp récupérer tous les supports de communication April et tout le matériel (y compris les tendeurs et la fournitures de bureau).
 
 Si les autres organisations sur place sont intéressées, vous pouvez leur laisser les documents de sensibilisation (dépliants, flyers, autocollants, décalcomanies).
 
 [ PRÉNOM RESPONSABLE STAND : nous t'enverrons une étiquette d'expédition pour nous retourner le colis avec le matériel. Il faudra stp effectuer l'expédition dans un délai de 7 jours après l'émission de l'étiquette. ]
 
 = Prise de photos =
 
 Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, ainsi je préfère vous faire un courriel à part à ce sujet :)
 
 = Contact équipe April =
 
 PRÉNOM NOM, FONCTION : NUMÉRO MOBILE
 
 = Contact(S) organisation =
 
 PRÉNOM [ NOM ] : NUMÉRO MOBILE
 
 Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter « bon stand » !
 
 Librement,
 SIGNATURE
 

Courriel avec les consignes pour la prise de photos

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous.

• Se rappeler de mettre l'adresse contact-event AT april POINT org en copie et en reply-to.
• Se rappeler de mettre l'adresse adherents-in AT april POINT org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April.
• Tous les mots en lettre capitales doivent normalement être remplacées par l'information à jour/une adresse de contact.

 Sujet : Prise de photos lors du/des ÉVÉNEMENT - DATE à LIEU
 CC : contact-event AT april POINT org
 BCC : adherents-in AT april POINT org
 Reply-to : contact-event AT april POINT org
  
Bonjour,

Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, car cela nous permet de collecter des souvenirs, d'avoir à disposition des ressources utilisables pour les futures activités, de mettre en valeur nos actions et de construire des traces visuelles de l'histoire de l'association.

À l'occasion DU/DES ÉVÉNÉMENT, je vous encourage donc si vous en avez la possibilité à prendre des photos 😄

= Prise des photos =
 
Il est indispensable de s'assurer préalablement que les personnes sont d'accord :
 
- pour être prises en photo ;
 
- pour que les photos où elles apparaissent soient publiées sous licence libre sur notre galerie https://photos.april.org.
 
Les photos idéales sont celles qui montrent à la fois *nos bénévoles, le stand et le logo de l'April*.
En effet, une association est faite avant tout de *personnes* : c'est important de le montrer ! :)
Ne pas hésiter à demander à une personne du public de prendre la photo, en général les personnes sont ravies de pouvoir se rendre utiles ;)

Je vous encourage à consulter ces exemples de photos réussies :
  
 https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#Sujets_des_photos
  
 = Transmission des photos =
  
 Pour nous transmettre les photos, le plus simple pour vous, et le plus pratique pour nous, est de les téléverser directement dans notre espace de stockage en ligne valise.april.org :
  
 LIEN À DOSSIER DÉDIÉ À L'ÉVÉNEMENT
 
 Pour téléverser les photos, merci de suivre la procédure indiquée sur notre wiki :
 
 https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#T.C3.A9l.C3.A9verser_les_photos_dans_notre_espace_de_stockage_en_ligne
 
 Une fois les photos déposées dans valise.april.org, il faudra svp faire un courriel à CONTACT-EVENT en indiquant le lien où trouver les photos.
 
 = Traitement et mise en ligne des photos =
 
 Les photos seront publiées sur notre galerie après traitement par l'équipe photos. Le traitement inclut notamment : tri, ajout de métadonnées (auteur, licence, etc.), correction du contraste/de la luminosité.
 
 L'équipe photos se chargera de flouter les visages des personnes pour lesquelles nous n'avons pas d'autorisation (dans les prises de vue générales notamment), voire à recadrer les photos le cas échéant.
 
 Si vous souhaitez diffuser ces photos, merci d'utiliser uniquement la version mise en ligne sur photos.april.org. Elle sera disponible quelques jours après la transmission des clichés à l'équipe photos.
 
 Librement,
 SIGNATURE
 

Le matériel

• Finir de préparer le matériel le cas échéant
• Remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant

Annonces

• Faire les annonces sur :
  • les réseaux (se rappeler de mentionner les comptes des évènements et/ou des organisations si disponibles)

🗓️ L’April vous donne rendez-vous ce JOUR-DE-LA-SEMAINE JJ MOIS [sur son stand] à/aux ÉVÈNEMENT [organisé(e)(s) par ORGANISATION (@ si possible)] à LIEU

👉 LIEN À PAGE SUR APRIL.ORG/EVENT

#…
 

• • salon IRC #april
  • liste-info@ :

Sujet : L'April participe [avec un stand] à ÉVÈNEMENT le JJ MOIS AAAA à LIEU

Bonjour,

L'April sera présente [avec un stand] lors de ÉVÈNEMENT se déroulant demain, JOUR-DE-LA-SEMAINE JJ MOIS à LIEU.

N'hésitez pas à venir nous voir [sur le stand] si vous êtes présents lors de cet évènement !

Liens des messages sur nos réseaux :

LIEN MASTODON

LIEN TWITTER

Bonne journée.

Cordialement, 

Rappel la veille de l'évènement

 🔔 Pour rappel,
 
 L’April sera présente [avec un stand] à/aux ÉVÈNEMENT organisées par le ORGANISATION
 demain, JOUR JJ MOIS à LIEU

 N'hésitez pas à venir nous rendre visite !

 👉 Plus d’infos sur : [lien du site de l'évènement]

 👉 Notre page d'annonce : [lien de la page d'annonce]
 

Pendant l'événement

Récupérer des photos pour publication sur les réseaux

• Au moment de l'installation du stand ou au début de l'événement, envoyer un sms au bénévoles pour leur demander si l'installation/l'événement se passe bien et pour leur rappeler de prendre des photos.
  • Se rappeler de commencer le sms par : « Salut, c'est PRÉNOM de l'April ».
• Demander aux bénévoles qui ont répondu au premier message de nous transmettre si possible une photo de groupe - avec les personnes qui sont d'accord - pour publication sur les réseaux. Le logo April doit être bien visible.
  • Un exemple de de photo de groupe réussie qu'on peut transmettre aux bénévoles à titre d'exemple ↓

Après l'évènement

Remerciements

Le plus tôt possible après l'événement, il faut envoyer un courriel de remerciement aux bénévoles April et à l'équipe d'organisation de l'événement.

• Il faut s'assurer d'abord que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand. Par exemple, en demandant à la personne responsable du stand.

Les adresses de contact des bénévoles sont normalement disponibles dans le fichier ODS "liste-benevoles..." contenu dans le dossier consacré à l'événement dans le SVN. En alternative, voir les adresses destinataires du courriel avec les infos pratiques envoyé la veille de l'événement.

Envoyer le courriel de remerciements aux bénévoles

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous.

• Se rappeler de mettre l'adresse contact-event AT april POINT org en copie et en reply-to.
• Se rappeler de mettre l'adresse adherents-in AT april POINT org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April.

Sujet : Merci pour l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT ! Pensez à saisir votre bénévolat valorisé et à partager vos remarques [ et photos :) ]
À : ADRESSES DES BÉNÉVOLES PRÉSENTES SUR LE STAND
CC : contact-event AT april POINT org
BCC : adherents-in AT april POINT org
Reply-to : contact-event AT april POINT org

Bonjour [ PRÉNOMS ],

Un grand *merci* pour votre participation à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT !
[ Si j'ai oublié quelqu'un n'hésitez pas à me le signaler. ]

J'espère que vous avez passé un bon moment sur le stand.

= Points forts et points de vigilance =

Pour nous aider à nous améliorer en vue des prochains événements, je vous encourage à partager sur le wiki vos remarques sous forme de points forts et points de vigilance :

LIEN

En alternative, vous pouvez partager vos remarques par retour de courriel à contact-event@april.org (le reply-to est déjà positionné).

[ J'en profite d'ailleurs pour remercier les personnes qui ont déjà partagé leurs points :-) ]

[ J'ai à mon tour ajouté des points sur le wiki. ]

= Bénévolat valorisé =

J'en profite pour inviter les personnes membres April à remplir leur bénévolat valorisé.

Le bénévolat valorisé consiste à noter le temps que chaque bénévole consacre à des activités pour l'April. L'ensemble du temps de bénévolat réalisé par les membres est ensuite valorisé, en associant au temps passé la rémunération équivalente. Le calcul du bénévolat valorisé est ensuite intégré dans les comptes annuels de l'association.

Cet indicateur est utilisé pour :

- attester de l'importance des bénévoles dans l'association ;
- saluer leur formidable engagement \o/ ;
- nous ouvrir des portes en aidant à mieux présenter l'association face à des interlocuteurs pour qui cela est important. 

Le remplissage du bénévolat valorisé repose totalement sur une participation volontaire et n'est donc bien sûr pas obligatoire.

Si vous êtes d'accord pour remplir votre bénévolat valorisé, cela se passe par l'intermédiaire de votre espace membre sur https://www.april.org/. Une fois la connexion effectuée, clic sur « Bénévolat valorisé ». Projet : « Salons/autres événements ». Qualification : « 2. Travail qualifié ».

= Photos =

Si vous avez pris des photos, vous pouvez les téléverser dans notre espace de stockage en ligne valise.april.org :

LIEN A DOSSIER DANS LA VALISE

Vous trouverez la procédure à suivre pour le téléversement sur notre wiki :

https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#T.C3.A9l.C3.A9verser_les_photos_dans_notre_espace_de_stockage_en_ligne

Une fois les photos déposées dans valise.april.org, il est important de nous prévenir par courriel sur contact-event@april.org, en indiquant svp le lien direct à votre dossier.

[ J'ai déjà créé un dossier pour les personnes que j'ai vu prendre des photos ;) ]

[ J'en profite d'ailleurs pour remercier les personnes qui ont déjà partagé leurs photos :-) ]

Merci encore et à bientôt !

Librement,
SIGNATURE

Envoyer le courriel de remerciements à l'organisation

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous.

• Se rappeler de mettre l'adresse contact-event AT april POINT org en copie et en reply-to.

Sujet : Merci ! - ÉVÉNEMENT
CC : contact-event AT april POINT org
Reply-to : contact-event AT april POINT org

Bonjour [PRÉNOM(S)],

Un petit courriel pour adresser à toute l'équipe nos remerciements pour l'organisation et l'accueil à/aux ÉVÉNÉMENT.

Nous avons profité de l'événement et de son énergie, informé et orienté le public, fait de belles rencontres.
VERSION ALTERNATIVE : De notre côté, les objectifs ont été bien atteints : rencontres, partages, actions de sensibilisation/information/orientation, entretenir les liens et passer de bons moments.

En retour, nous espérons que notre participation (conférences, ateliers, stand, etc.) aura contribué à la réussite de vos objectifs et au succès de l'événement.

[ Nos bénévoles nous ont fait un retour très positif en termes d'accueil et d'ambiance [ , et de réceptivité de la part du public plus jeune ]. ]

Pourriez-vous s'il vous plaît nous communiquer le nombre de personnes (même approximatif) ayant visité le salon/CONFÉRENCE/FÊTE lors de cette édition ?

Cette information est importante pour nous, car elle contribue à l'évaluation de l'impact de notre action lors des événements.

Si vous avez pris des photos du stand April [ et/ou de l'Expolibre ] et que vous souhaitez les partager, ce sera avec grand plaisir que nous les publierons sur notre galerie https://photos.april.org.

Merci encore et à bientôt !

Librement,
SIGNATURE

Relancer les bénévoles pour les PF/PV et les photos

Se mettre un rappel une semaine après le courriel de remerciement pour relancer les bénévoles concernant les PF/PV et les photos.

Mise en ligne des photos

Transmettre les photos à l'équipe photos pour la mise en ligne

• Passer en revue les photos déposées dans la Valise par les bénévoles
• Identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne
• Signaler la disponibilité de photos à la personne identifiée de l'équipe photos, photos@ en copie et en reply-to

Vérifier l'album photos mis en ligne par l'équipe photos

• Vérifier que les informations sont correctes dans le titre de l'album et dans la description : nom de l'événement, date, lieu, nom des personnes ayant pris les photos, lien à la page wiki.
• Les métadonnées suivantes doivent être présentes dans les photos. Le plus simple est d'ouvrir les photos avec Gimp, puis aller dans menu Image > Métadonnées > Afficher les métadonnées.
  • artist/auteur⋅ice
  • copyright/licence
  • relation
• Au cas où plusieurs personnes auraient pris des photos, vérifier notamment que le bon nom a été attribué au champ artist/auteur⋅ice.

Faire un courriel sur la liste Sensibilisation

• Annoncer la mise en ligne des photos et du bilan sous forme de points forts/points de vigilance sur la liste sensibilisation@. Se rappeler de mettre les deux liens.

Récupérer le matériel

• Contacter la personne qui a le matériel et lui demander quand elle pourra passer le déposer au local.
• S'arranger pour qu'une personne de l'équipe salariée April soit présente pour recevoir la ou le bénévole et récupérer le matériel.
  • Si besoin, voir avec Easter-eggs si une personne peut éventuellement recevoir le ou la bénévole et récupérer le matériel.

Effectuer les tâches administratives

• Saisir les nouvelles adhésions dans gDTC :
  • dans le champ "Motivations pour adhérer", préciser nom de l'évènement + année (ex : OSXP 2022)
• Enregistrer les cotisations dans gDTC :
  • à faire idéalement avant les relances mensuelles
• Saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse :
  • se rappeler d'imputer touts les opérations à un évènement
• Déposer les billets et/ou la monnaie à la banque
• Rapprocher le compte caisse dans Grisbi
• Faire le bilan comptable de l'évènement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie
• Déposer les billets et/ou monnaie à la banque