Organisation de notre participation à un événement

Liste des tâches pour organiser la participation de l'April à un évènement

Note : mettre la liste contact-event@april.org en copie et en reply-to de tous les messages en lien avec les évènements

Suite à une invitation/ un appel à participation

• S'il y a un appel à conférences/ ateliers, envoyer un courriel à speakers@april.org en précisant la date limite pour faire une proposition
• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : soumettre une demande de stand
• Créer une page wiki (modèle disponible dans le SVN : ca/documents/documents-internes/evenements/modeles)
• lire les points forts et les points de vigilance de l'édition précédente

Appel à bénévoles

• Premier appel :
  • faire un mailing aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste_info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

Planifier un deuxième appel si besoin

• Deuxième appel :
  • faire un mailing d'appel à bénévoles aux membres habitant près du lieu de l'évènement
  • faire un courriel sur liste-info@
  • poster un message sur les réseaux
  • faire un message sur IRC dans le salon #april

S'il y a assez de bénévoles => confirmer notre participation à l'organisation

• Pour les évènements majeurs tels que JDLL, Capitole du Libre, OSXP, etc... : une demande de stand est faite par défaut
• S'assurer qu'une place pour notre stand est bien prévue par l'organisation

Suite à la confirmation de la part de l'organisation

Annonce April

• Faire les annonces sur :
  • april.org/event avec le template suivant :

Titre :L'April présente [ avec un stand ] au ÉVÉNEMENT le JOUR MOIS ANNÉE à LIEU (DÉP.)

*Thèmes :

- Sensibilisation
- [ Conférence ]
- Promotion
- [ Stand ]

*Description : souvent sur le site de l'évènement

*Si nous avons des images :

<?php

add_metadata_social_networks("URL_DE_L_IMAGE","DESCRIPTION_DE_L_IMAGE");

?>

<p><a href="LIEN"><img src="LIEN IMAGE" style="width:XX%" alt="DESCRIPTION" /></a></p>

*Présentation :

<p>Présentation de l'événement.</p>

<p>Le programme sera bientôt disponible sur <a href="URL">le site de la manifestation</a>.</p>

<p>À cette occasion, l'April participera avec un stand. Si vous avez des disponibilités, vous pouvez venir nous aider à tenir le stand quelques heures. <a href="LIEN">Vous pouvez vous inscrire sur le wiki</a>. En alternative, vous pouvez <a href="mailto:contact-event@april.org (contact-event@april.org (liste non publique))">nous indiquer vos disponibilités par courriel</a>. </p>

Informations pratiques sur notre/NOS interventionS : 

<ul>
<li>TEXTE</li>
<li>TEXTE</li>
</ul>

• • les réseaux :

🗓️ L’April vous donne rendez-vous le JJ MOIS AAAA [sur son stand] à NOM DE L'ÉVÈNEMENT [organisé(e)(s) par le NOM DE L'ORGANISATION (@ si possible)]
 à LIEU

👉 Plus d’infos : SITE DE L'ÉVÈNEMENT

👉 La page d'annonce : PAGE DE L'ÉVÈNEMENT SUR LE SITE APRIL
 #... si possible

• • IRC dans le salon #april
  • liste-infos@

Faire d'abord l'annonce sur les réseaux pour pouvoir mettre le lien des posts Mastodon et Twitter dans les messages IRC et liste-infos@ pour relayer

Informations à obtenir auprès de l'organisation

Mobilier

• Quel mobilier nous aurons à disposition pour notre stand ?

Stockage bagages et matériel de stand

• [Si l'événement est sur plusieurs jours] Sera-t-il possible d'entreposer la marchandise dans un lieu fermer le JOUR soir ? Si ce n'est pas le cas, à partir de quelle heure les bénévoles pourront accéder au SALON/ VILLAGE le lendemain matin ?
• [Si le matériel est transporté dans une valise/un gros sac] Un fond de stand est-il prévu ? En alternative, un endroit où entreposer les sacs/valises en journée est-il disponible ?
  • Si ce n'est pas le cas (voir par exemple lors des RPLL 2022), et que le matériel est transporté par une personne provenant de Paris, prévoir une nappe pour cacher les bagages en dessous de la table.

Expolibre

• Accord pour exposer les 8 panneaux de l'Expolibre ? Template de courriel :

Bonjour,

À l'occasion du/des ÉVÉNEMENT, nous pouvons éventuellement apporter l'Expolibre, un jeu de 8 panneaux expliquant les enjeux du logiciel libre au grand public :

https://expolibre.org/

Formats et supports disponibles :

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur bâche fine M1 (ignifugée) 310 g avec œillets, accrochables à une grille à l'aide de tendeurs ;

- 8 panneaux en format A1 (~ 84 x 60 cm) imprimés sur papier mat 180 g, à coller au mur avec du Patafix au dos.

Les sources de l'Expolibre sont disponibles, si jamais vous préférez imprimer un exemplaire pour l'avoir sous la main à d'autres occasions :

https://expolibre.org/telecharger.php

Quelques photos de l'Expolibre « en ballade » :

https://photos.april.org/index.php?/category/153

Librement,
Signature

• [Si l'organisation est d'accord pour exposer l'Expolibre] Quel lieu et support avez-vous envisagé pour l'accrochage des panneaux ?
  • En effet, malgré l'accord reçu, il faut éviter d'apporter l'Expolibre si le support prévu n'est pas adapté. Voir par exemple les murs en crépi de la cage d'escalier de la Maison pour Tous de Lyon : un bon accrochage demanderait beaucoup trop de Patafix et de temps.
• [Si l'organisation a son propre exemplaire de l'Expolibre] Quel système d'accrochage avez-vous envisagé ?
  • Si le système d'accrochage n'est pas adapté (lors du Capitole du Libre 2019, par exemple), signaler que nous pouvons apporter nos tendeurs.

Infos pratiques pour les bénévoles

• À partir de quelle heure les bénévoles peuvent arriver ? Un badge et un document d'identité sont nécessaires pour accéder aux lieux ?
• Quel est le nom de la personne à laquelle nos bénévoles peuvent adresser leurs questions pendant l'installation/l'évènement ? Son numéro de téléphone est-il disponible ?
• Des collations et/ou repas sont-ils prévus pour les bénévoles ? À quelles conditions ?

Gestion des bénévoles

• Faire un tableau avec la liste des bénévoles, en ajoutant au fur et à mesure les disponibilités, le numéro de mobile si disponible, l'éventuel accord pour utiliser leur image
• Identifier une personne responsable de stand :
  • Lui demander si elle est d'accord pour partager son numéro de mobile avec les autres bénévoles
• Mettre un rappel à J-2 pour l'envoi du courriel avec les informations pratiques

Le matériel

• Identifier la personne qui viendra chercher/ réceptionner le matériel et quand elle le fera :
  • Planifier la préparation et l'envoi du matériel le cas échéant
• Important : identifier la personne qui ramènera le matériel

• Vérifier s'il y a du matériel à acheter (fournitures, patafix, etc...)
• Vérifier s'il y a des documents de sensibilisation à imprimer (bulletins d'adhésion, affichette Agenda du Libre, etc...)

• Se mettre un rappel à J-14 pour demander à Étienne de mettre à jour le pad récapitulatif des dossiers institutionnels
• Imprimer les liste des conférences et ateliers April le cas échéant

Une semaine avant l'évènement

• Relancer Étienne pour la mise à jour du pad
• Imprimer le récapitulatif des actions publiques
• Si on prend la caisse :
  • Compter le fonds de caisse
  • Le noter dans le cahier de caisse
  • Déposer les billets et/ ou la monnaie en excès à la banque ou retirer les billets et les déposer dans la caisse du local le cas échéant
• Préparer le matériel et l'expédier le cas échéant

Un ou deux jours avant l'évènement

Courriels aux bénévoles

• Envoyer les informations pratiques par courriel aux bénévoles.
  • Se rappeler de mettre l'adresse contact-event AT april POINT org en copie et en reply-to.
  • Se rappeler de mettre l'adresse adherents-in AT april POINT org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April.

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous.

• Tous les mots en lettre capitales doivent normalement être remplacées par l'information à jour/une adresse de contact.
• Tout ce qui est entre [] n'est pas forcement pertinent pour chaque événement. Le principal défis étant de réussir à ne pas laisser des [] qui traînent dans son courriel :)
• Les numéros de téléphone mobile peuvent être communiqués uniquement après accord des personnes concernées.

 Sujet : Informations pratiques pour votre participation à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT - DATE à LIEU
 CC : contact-event AT april POINT org
 BCC : adherents-in AT april POINT org
 Reply-to : contact-event AT april POINT org

 Bonjour [ PRÉNOM(S) ],
 
 Encore un grand merci pour votre disponibilité à participer à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT.
 
 J'espère que vous êtes toujours disponibles. Si ce n'est pas le cas, prévenez-nous s'il vous plaît :
 
 - par courriel à CONTACT-EVENT@ jusqu'à DATE à HORAIRE ;
 
 - par sms au MOBILE (PRÉNOM) après cette heure.
 
 Ci-dessous, le lien à la page wiki dédiée à l'événement, avec toutes les informations sur le lieu, l'accès et les horaires, ainsi que vos créneaux de disponibilité pour tenir le stand :
 
 LIEN WIKI ÉVÉNEMENT
 
 = Responsable du stand April =
 
 PRÉNOM [ NOM ] s'est renduE disponible pour être responsable du stand : merci à LUI/ELLE !
 Voici son numéro de téléphone mobile : NUMÉRO
 
 [ = Modalité d'accès =
 
 Une inscription et un badge sont nécessaires pour accéder à/aux ÉVÉNEMENT… ]
 
 = Personnes référentes pour signaler une situation vécue comme inconfortable =
 
 La participation aux activités de l'April se veut être une expérience agréable et conviviale, ouverte à toutes et à tous. Si lors de l'événement une personne a un comportement ou tient des propos qui vous mettent mal à l'aise, nous vous encourageons à signaler la situation à une personne de l'équipe April, en direct ou par courriel. Tous les détails sont sur le wiki :
 
 LIEN
 
 [ Les personnes de l'équipe April qui seront présentes sur place :
 
- PRÉNOM NOM (salarié/E) : NUM MOBILE
- PRÉNOM NOM (membre du CA) : NUM MOBILE ]
 
 = Mise en place du stand =
 
 J'ai REMIS / EXPÉDIÉ le matériel de stand (dépliants, autocollants, Expolibre, [ marchandise, caisse ], etc.) à PRÉNOM NOM [ de l'équipe d'organisation]. [ La liste complète est en pièce jointe. ] [ Il n'y aura pas de marchandise, ni de caisse. ]
 
 [ Il faudra installer le stand avant l'ouverture au public, qui est prévue DATE à HORAIRE. Il faudra donc idéalement commencer l'installation dès HEURE.
 
 [ Il sera possible de laisser le matériel sur le stand JOUR soir. ]
 
 [ Pour toute question concernant l'installation du stand, voir leS contactS de l'organisation plus bas ]
 
 [ Un guide exposant a été fourni par l'équipe d'organisation de l'événement, vous la trouverez en pj. ]
 
 = Bulletins d'adhésion =
 
 Des formulaires d'adhésion seront disponibles sur le stand.
 
 Merci de vous assurer que la personne remplit tous les champs obligatoires comme l'exige notre règlement intérieur : nom et prénoms, adresse postale complète et adresse de courriel, montant de la cotisation.
 
 Pour les personnes morales, il est nécessaire d'avoir nom, prénom et adresse électronique de la personne contact - d'où l'importance d'utiliser le bulletin dédié.
 
 [ - PRÉNOM RESPONSABLE DE STAND : il faudra stp glisser les bulletins remplis dans la pochette kraft fournie ]
 
 [ L'équipe Vie associative se chargera d'enregistrer les éventuelles adhésions papier après l'événement. ] [ Le règlement de la cotisation ne se fera pas sur le stand. ]
 
 = Tenir le stand =
 
 Les documents utiles à lire sont listé sur le wiki :
 
 LIEN
 
 Je vous invite à ne pas utiliser d'ordinateur portable sur le stand, car c'est une posture perçue comme peu accueillante par les personnes visitant le stand.
 
 En revanche, vous pouvez sortir votre ordinateur (si vous en avez apporté un) pour faire une présentation de nos services [https://www.chapril.org/ Chapril]. ;)
 
 = Faire une séance des points forts et des points de vigilance =
 
 C'est une façon rapide et agréable de conclure un événement et de s'améliorer pour la fois suivante.
 
 Le ou la responsable du stand invite chaque personne participante à indiquer quels ont été pour elle les points positifs et les points d'amélioration de notre organisation et de l'événement en général, ces-derniers formulés possiblement d'une manière positive ("Comment faire pour....?", "J'aurais aimé...", "Pour la prochaine fois, il faudrait...").
 
 Encore mieux : vous pouvez noter ces points au fur et mesure qu'ils vous viennent à l'esprit pendant l'événement ;-)
 
 Les points relatifs à l'édition précédentes sont disponibles à cette page :
 
 LIEN
 
 - PRÉNOM RESPONSABLE DE STAND : puis-je te laisser partager les points sur la page wiki ? En alternative, tu peux les transmettre à l'adresse CONTACT-EVENT
 
 = Retour matériel du stand =
 
 Il faudra svp récupérer tous les supports de communication April et tout le matériel (y compris les tendeurs et la fournitures de bureau).
 
 Si les autres organisations sur place sont intéressées, vous pouvez leur laisser les documents de sensibilisation (dépliants, flyers, autocollants, déclacomanies).
 
 [ PRÉNOM RESPONSABLE STAND : nous t'enverrons une étiquette d'expédition pour nous retourner le colis avec le matériel. Il faudra stp effectuer l'expédition dans un délai de 7 jours après l'émission de l'étiquette. ]
 
 = Prise de photos =
 
 Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, ainsi je préfère vous faire un courriel à part à ce sujet :)
 
 = Contact April =
 
 PRÉNOM NOM, FONCTION : NUMÉRO MOBILE
 
 = ContactS organisation =
 
 PRÉNOM [ NOM ] : NUMÉRO MOBILE
 
 Il ne me reste plus qu'à vous souhaiter « bon stand » !
 
 Librement,
 SIGNATURE

 

• Envoyer les consignes pour la prise des photos aux bénévoles :
  • Se rappeler de mettre l'adresse contact-event en copie et en reply-to.
  • Se rappeler de mettre l'adresse adherents-in en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April.

Un modèle de courriel est disponible ci-dessous :

Sujet : Informations pratiques pour votre participation à l'animation du stand April à/aux ÉVÉNEMENT - DATE à LIEU

Bonjour,

 Nous accordons beaucoup d'importance à la prise de photos lors d'un événement, car cela nous permet de collecter des souvenirs, d'avoir à disposition des ressources utilisables pour les futures activités, de mettre en valeur nos actions et de construire des traces visuelles de l'histoire de l'association.

 À l'occasion DU/DES ÉVÉNÉMENT, je vous encourage donc si vous en avez la possibilité à prendre des photos 😄
 
 = Prise des photos =
 
 Il est indispensable de s'assurer préalablement que les personnes sont d'accord :
 
 - pour être prises en photo ;
 
 - pour que les photos où elles apparaissent soient publiées sous licence libre sur notre galerie https://photos.april.org.
 
 Les photos idéales sont celles qui montrent à la fois nos bénévoles et le logo de l'April. Des exemples de photos réussies sont disponibles à cette page :
 
 https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#Prendre_des_photos
 
 = Transmission des photos =
 
 Pour nous transmettre les photos, le plus simple pour vous, et le plus pratique pour nous, est de les téléverser directement dans notre espace de stockage en ligne valise.april.org :
 
 LIEN À DOSSIER DÉDIÉ À L'ÉVÉNEMENT

 Pour téléverser les photos, merci de suivre la procédure indiquée sur notre wiki :

 https://wiki.april.org/w/Photos.april.org:nous_transmettre_des_photos#T.C3.A9l.C3.A9verser_les_photos_dans_notre_espace_de_stockage_en_ligne

 Une fois les photos déposées dans valise.april.org, il faudra svp faire un courriel en indiquant le lien où trouver les photos.

 = Traitement et mise en ligne des photos =

 Les photos seront publiées sur notre galerie après traitement par l'équipe photos. Le traitement inclut notamment : tri, ajout de métadonnées (auteur, licence, etc.), correction du contraste/de la luminosité.

 L'équipe photos se chargera de flouter les visages des personnes pour lesquelles nous n'avons pas d'autorisation (dans les prises de vue générales notamment), voire à recadrer les photos le cas échéant.

 Si vous souhaitez diffuser ces photos, merci d'utiliser uniquement la version mise en ligne sur photos.april.org. Elle sera disponible quelques jours après la transmission des clichés à l'équipe photos.

 Librement,
 SIGNATURE

Le matériel

• Finir de préparer le matériel le cas échéant
• Remettre le matos à la personne en charge de l'apporter sur le stand le cas échéant

Annonces/ Rappels

• Faire les annonces sur :
  • les réseaux (se rappeler de mentionner les comptes des évènements et/ou des organisations si disponibles)
  • liste-info@
  • salon IRC #april

Après l'évènement

Remerciements

• S'assurer que toutes les personnes inscrites sur la page wiki étaient bien présentes sur le stand (par exemple, en demandant au responsable de stand)
• Envoyer un message de remerciement aux bénévoles, en leur proposant de remplir un bénévalo et de partager leurs remarques et photos (modèle de message disponible dans Thunderbird, si pas disponible : le demander) :
  • Se rappeler de mettre adhérents-in@april.org en copie cachée pour faciliter le suivi des échanges avec les bénévoles membres April
• Envoyer un message de remerciements à l'organisation, et profiter pour demander le nombre (estimé) de personnes ayant visité l'évènement et si des photos de notre stand sont disponibles

Photos

• Vérifier les photos déposées par les bénévoles dans la Valise
• Téléverser d'autres photos le cas échéant
• Identifier la personne de l'équipe photos qui s'occupera du traitement et de la mise en ligne
• Signaler la disponibilité de photos à la personne, photos@ en copie et en reply-to
• Vérifier le traitement effectué
• Annoncer la mise en ligne des photos = PF/PV sur sensibilisation@ et en profiter pour demander des informations complémentaires (par exemple, les résultats du quiz)

Le matériel

• Récupérer et ranger le matériel

Tâches administratives

• Saisir les nouvelles adhésions dans gDTC :
  • dans le champ "Motivations pour adhérer", préciser nom de l'évènement + année (ex : OSXP 2022)
• Enregistrer les cotisations dans gDTC :
  • à faire idéalement avant les relances mensuelles
• Saisir la compta dans Grisbi : une opération pour chaque ligne inscrite dans le cahier de caisse :
  • se rappeler d'imputer touts les opérations à un évènement
• Déposer les billets et/ou la monnaie à la banque
• Rapprocher le compte caisse dans Grisbi
• Faire le bilan comptable de l'évènement et l'envoyer à Fred, tresorier@ en copie
• Déposer les billets et/ou monnaie à la banque