Organisation des apéros April au local

Les apéros April

L'apéro April est un évènement mensuel qui consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager un verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas.

Cet évènement convivial nécessite une préparation qui sera détaillée sur cette page.

Choisir la date de l'évènement

• Une semaine avant la fin du mois en cours, choisir la date de l'apéro du mois suivant. Les apéro April à Paris sont organisés normalement un vendredi.
• Il faut écarter le premier vendredi du mois, car c'est la date de la soirée-rencontre mensuelle avec l'équipe de la radio Cause Commune, à laquelle l'April essaie de participer régulièrement.
• Il faut écarter les vendredis précédés par un jeudi férié, car les personnes font très souvent le pont.
• Il faut s'assurer qu'à partir de 19 h soit présente au moins une personne du CA étendu (membre du CA ou de l'équipe salariée) ou alors une personne de confiance (une personne d'Easter-Eggs, par exemple).
• Il faut s'assurer qu'au moins une personne de confiance reste jusqu'à 22 h. C'est cette personne qui fermera les locaux. Exemple de courriel :

Sujet : Vos disponibilités et préférences pour un apéro April au local en MOIS AAAA

Bonjour,

Pour l'apéro April au local en MOIS, avez-vous des préférences entre les vendredis XX, XX et XX ?

Pour rappel, chaque premier vendredi du mois, c'est la soirée-rencontre avec l'équipe de Cause Commune dans ses locaux à Paris.

Librement,
Signature

• Et ce serait bien aussi d'avoir au moins deux personnes de l'équipe salariée l'après-midi pour les tâches logistiques en amont de l'événement (récupération commande à la boulangerie, nettoyage et déplacement des tables, rangement de la vaisselle, etc.).

Une fois la date fixée

Créer le pad de préparation

• Créer le pad en le nommant aperosaprilMOISAAAA (exemple : aperosaprilavril2023), puis le compléter en se servant du template disponible.

Créer l'évènement sur le site de l'April

• Se rendre sur l'agenda de l'April :
  • Dans la barre de menu à droite, cliquer sur "Créer du contenu", puis cliquer sur "Évènement"
  • Pour la création de l'évènement, suivre le template ci-dessous :

Titre :
Apéro April le JJ MOIS AAAA dans les locaux de l'April (Paris)

Horaire (Pas d'inquiétude : lors de la prévisualisation de la page les horaires indiqués seront ceux de la dernière modification de la page mais dès l'enregistrement les horaires saisis apparaîtront) :
19 h -> 22 h

Thèmes :
L'association

Description :
<h2>Un apéro April ?</h2>

<p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April. Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas. N'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p>

<h2><h2>Où et quand se passe-t-il ?</h2></h2>

<p><strong>Un apéro April aura lieu le vendredi JJ MOIS AAAA à partir de 19 h 00</strong> dans les locaux de l'April au 44/46 rue de l'Ouest, bâtiment 8 (cour intérieure), 75014 Paris. L'entrée est possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop. Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p> [Créer un résumé à partir du curseur -> ça permet d'avoir la date de l'apéro dans le résumé]

<p>L'apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p>

<p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="LIEN">rendez-vous sur le pad</a>.</p>

<h3>Code de conduite</h3>

<p>En tant qu’événement organisé par l'April, le <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">code de conduite de l'April</a> s'applique.<p>

<h3>Accessibilité</h3>

<p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p>

Faire l'annonce sur l'Agenda du Libre

• Se rendre sur l'Agenda du Libre et cliquer sur "Proposer un évènement" en dessous du calendrier.
  • En alternative, se rendre directement sur la page de soumission d'un événement sur l'Agenda du Libre.
• Compléter les informations en suivant le template ci-dessous et attendre la validation du contenu par une personne de l'équipe de modération :

Titre : Apéro April
Début : JJ/MM/AAAA 19h00
Fin : JJ/MM/AAAA 22h00
Nom du lieu : Bâtiment 8 (cour intérieure)
Adresse : 44/46 rue de l'Ouest
Ville : Paris
Région : Île-de-France
Portée : Locale
Description : cliquer d'abord sur « < > » (code source), puis-copier-coller le texte ci-dessous, en mettant à jour la date :

<h3 style="text-align: left;">Un apéro April ?</h3>
<p>Un apéro April consiste à se réunir physiquement afin de se rencontrer, de faire plus ample connaissance, d'échanger, de partager une verre et de bonnes choses à manger, mais aussi de discuter sur le logiciel libre, les libertés informatiques, l'actualité et les actions de l'April.</p>
<p>Un apéro April est ouvert à toute personne intéressée par ces sujets, membre de l'April ou pas, et quel que soit son niveau de connaissance du logiciel libre : n'hésitez pas à venir nous rencontrer !</p>
<h3 style="text-align: left;">Où et quand cela se passe-t-il?</h3>
<p><strong>Un apéro April aura lieu vendredi JOUR MOIS AAAA à partir de 19 h dans les locaux de l'April à Paris.</strong></p>
<p>L'adresse : April, 44/46 rue de l'Ouest (cour intérieure), bâtiment 8, 75014 Paris (entrée possible également par la place de la Catalogne, à gauche du magasin Biocoop). Sonner à « April » sur l'interphone.</p>
<p>Transports : arrêts de métro Gaîté, Pernety (sortie rue Niepce), Montparnasse.</p>
<p>Le téléphone du local est le 01 78 76 92 80 en cas de besoin.</p>
<p>Cet apéro a lieu à Paris notamment parce que le local s'y trouve ainsi que l'équipe salariée et de nombreuses personnes actives au sein de l'association. <a href="https://www.april.org/nous-contacter">Contactez-nous</a> pour organiser un apéro April dans votre région.</p>
<h3>Accessibilité</h3>
<p>Le local se trouve au sous-sol et on y accède par un escalier de 4 marches. Les toilettes ne sont malheureusement pas accessibles en fauteuil roulant.</p>
<h3>Code de conduite</h3>
En tant qu’événement organisé par l'April, <a href="https://www.april.org/reglement-interieur#Code_de_conduite">le code de conduite</a> de l'April s'applique.
<p>Pour tous les détails pratiques et vous inscrire, <a href="https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA">rendez-vous sur le bloc-notes d'organisation</a>.</p>

Site web : https://april.org
Contact : bonjour@april.org
Soumettre : adl@april.org
Mots-clés (à écrire individuellement) : apéro - april - rencontre

Compléter le pad avec les liens aux annonces

• Une fois les pages sur le site l'April et sur l'Agenda du Libre créées, copier-coller les liens dans le pad aux endroits qui correspondent.

Créer les évènements et rappels dans la Valise

• Ajouter la date dans le « Calendrier partagé April », pas besoin de mettre des rappels
• Ajouter la date dans son agenda non partagé
• Se créer des rappels pour :
  • la sollicitation des collègues pour les tâches logistiques (une semaine avant l'apéro)
  • la commande à la boulangerie (le lundi ou mardi avant l'apéro)
  • la veille de l'apéro (rappels sur réseaux, IRC et liste-infos@)
  • le jour-J (rappels sur réseaux et IRC)

Faire les messages d'annonce de l'évènement

• Toujours faire l'annonce sur les réseaux en premier afin de mettre un lien vers les posts Mastodon et Twitter dans les messages pour IRC, liste-infos@ et ca@

Faire l'annonce sur les réseaux

• Rédiger les posts en vérifiant toujours les liens avant de poster et aussi une fois le message posté (permet de supprimer/ modifier rapidement en cas d'erreur). Attention également à ne pas mettre d'émoticônes de bières pour éviter l'image de l'association libriste/ buveur de bières, et que ce ne soit pas inclusif pour les personnes qui ne boivent pas.
• Attention : si le message est accompagné d'une photo, bien penser à ajouter une description à la photo pour l'accessibilité

Apéro April Paris

Mastodon

🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊

Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍

👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : 

https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre

Twitter

🗓️ Un #ApéroApril aura lieu vendredi DATE dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊

Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques. Venez nous rencontrer ! 👍

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre

Apéro April Montpellier

Mastodon

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier [et aussi en ligne]

Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Twitter

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril 

Faire l'annonce sur IRC

Annonce apéro April Paris

• Faire l'annonce sur IRC pour les salons #april et #april-chapril en suivant ce modèle :

Le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April
pour les infos pratiques, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA (en ajoutant les liens des messages sur les réseaux pour relayer)

• Faire l'annonce sur IRC pour le salon #april-ee en suivant ce modèle :

le prochain apéro April parisien aura lieu vendredi JJ MOIS au local de l'April
vous pouvez vous inscrire dès maintenant :) : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Annonce apéro April Montpellier

• Uniquement dans le salon #april suivant ce modèle :

Un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne
pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Faire l'annonce par courriel

Apéro April Paris

Faire l'annonce sur ca@

• Envoyer un courriel sur ca@ suivant ce modèle :
• Attention : Si vous écrivez vos mails en html, faites attention à insérer le bon lien hypertexte

Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE

Bonjour,

Le prochain apéro April au local aura lieu vendredi DATE à partir de 19 h.

Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Cordialement,
Signature 

Faire l'annonce sur liste-info@

• Envoyer un courriel sur liste-info@ (en annonçant éventuellement d'autres apéros) en suivant ce modèle :

Sujet : Apéro April à Paris [ ce ] vendredi JJ MOIS AAAA au local de l'April

Bonjour,
 
 [ Pour rappel, ] Un apéro April aura lieu à Paris au local de l'April [ ce ] vendredi JJ MOIS à partir de 19 h.
 
 Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad :
 https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Librement,
(Signature)

• À j-7 à 9 h, dans la Valise, ajoutez l'évènement "Prépa apéro April au local", avec des rappels à 0, +3 jours et à +5 jours. Ajoutez dans Description Solliciter/ relancer collègues pour les tâches logistiques"

Apéro April Montpellier

Faire l'annonce sur liste-info@

• Envoyer un courriel sur liste-info@ en suivant ce modèle :

Sujet : Apéro April à Montpellier ce jeudi DATE

Bonjour,

Un apéro April aura lieu à Montpellier jeudi DATE à partir de 19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ]

Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad :

LIEN

Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Une semaine avant l'apéro

• Solliciter les collègues pour les différentes tâches logistiques
• Se mettre un rappel pour passe la commande à la boulangerie le lundi ou mardi avant l'apéro

Le lundi avant l'apéro

• Passer la commande à la boulangerie

Faire les rappels la veille de l'apéro

Rappel sur les réseaux

Apéro April Paris

Mastodon

🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e  🎉 🧀 🥖 🍊  🎊
 
Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍

👉 Vous pouvez consulter la page de l'évènement sur notre site : 
 
https://www.april.org/apero-april-le-JJ-MOIS-AAAA-dans-les-locaux-de-l-april-paris

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :
 
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA
 
#LogicielLibre

Twitter

🔔 Pour rappel, un #ApéroApril aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h dans nos locaux à Paris 14e
 
Ouvert à toute personne intéressée par les libertés informatiques, membre de l'April ou pas 👍
 
👉 Pour les infos pratiques :
 
https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA
 
#LogicielLibre

Apéro April Montpellier

Mastodon

🔔 Pour rappel,

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne

Cet apéro s'inscrit dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association @montpellibre@mastodon.online chaque 3e jeudi du mois

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Twitter

🔔 Pour rappel,

🎉 Un apéro April aura lieu [ ce ] jeudi DATE à partir de 19h à l'Atelier des Pigistes à #Montpellier [ et aussi en ligne ], organisé par l'association @Montpellibre

👉 Pour les infos pratiques, s'inscrire :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

#LogicielLibre #ApéroApril

Rappel sur IRC

Apéro April Paris

• Sur les salons #april, #april-ee et #april-chapril avec le message suivant et les liens nécessaires pour relayer :

🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19h au local de l'April à Paris les détails, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Apéro April Montpellier

• Dans le salon #april

🔔 pour rappel, un apéro April aura lieu ce jeudi DATE à partir de 19 h à l'Atelier des Pigistes à Montpellier et aussi en ligne, s'inscrire : https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA et pour relayer : LIEN (message Mastodon) et LIEN (message Twitter)

Rappel par courriel

Apéro April Paris

Rappel sur liste-info@

Sujet : Rappel : apéro April à Paris ce jeudi vendredi au local de l'April

Bonjour,

Pour rappel, un apéro April aura lieu au local de l'April ce vendredi DATE à partir de 19 h.

Pour l'inscription, ça se passe comme d'habitude sur le pad 😉

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Librement,
Signature

Rappel sur ca@

Sujet : Signaler sa présence à l'apéro April parisien de vendredi DATE

Bonjour,

Pour rappel, le prochain apéro April au local aura lieu ce vendredi DATE à partir de 19 h.

Vous pouvez vous inscrire dès maintenant sur le pad 😉 :

https://pad.chapril.org/p/aperosaprilMOISAAAA

Cordialement,
Signature

Apéro April Montpellier

Rappel sur liste-info@

Sujet : Rappel : apéro April à Montpellier ce jeudi DATE

Bonjour,
 
Pour rappel, un apéro April aura lieu à Montpellier ce jeudi DATE à partir de  19 h. [ Il sera possible de participer à distance. ]

Pour les informations utiles et pour s'inscrire, rendez-vous sur le pad : 

LIEN

Cet apéro s'inscrive dans le cadre de l'Apéro des Quatre Libertés organisé par l'association Montpel'libre chaque 3e jeudi du mois. Plus d'informations sur https://montpellibre.fr/spip.php?articleXXXX

Contactez-nous pour organiser un apéro April dans votre région.

Librement,
Signature

Le jour de l'apéro

• S'assurer que toutes les tâches logistiques ont été faites
• Refaire les rappels sur les réseaux et sur IRC.
  • Note : ce n'est pas gênant de faire des messages rapprochés sur ce type de canaux car des personnes aurait pu louper le message de la veille.
• Faire un rappel sur liste-infos@ uniquement au cas où il n'aurait pas été fait la veille (pour ne pas inonder les boîtes mail des membres).