StandHowto

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Source: http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html

Paul Marques Mota <mota@april.org>

(voir aussi la Charte de l'exposant)

14 décembre 2001

Ce document est une liste de points important a vérifier pendant l'organisation d'une grande exposition qui regroupe plusieurs dizaines de personnes, comme la linux-expo chaque année. Pour les exposition de petite taille (moins d'une dizaine d'exposants) une organisation beaucoup plus légère est requise: quelques personnes faisant acte de présence autour d'une table suffisent largement.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition:

        • (Pour les participants a la linux-expo). S'inscrire a la mailing-list linux-expo@april.org en envoyant un e-mail à sympa@april.org contenant la commande SUBSCRIBE linux-expo (ou bien aller sur : http://lists.april.org/wws/info/linux-expo/ )
        • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
        • Louer une fourgonnette pendant la durée de l'exposition
        • Acheter le matériel à vendre
        • Préparer les posters a exposer/à vendre
        • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
        • Prévoir un endroit où entreposer temporairement le matériel
        • Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance
        • Prévoir la documentation
        • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci
        • Prendre contact avec les journalistes
        • Prendre contact avec les associations associées au stand
        • Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
        • Établir un tableau de présence des membres
        • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
        • Négocier un stand mitoyen avec les associations (FSF et autres)
        • Négocier courant électrique et accès au net gratuits si possible
        • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
        • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
        • flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
        • affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
        • tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
        • dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
        • slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
        • formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
        • formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}

1.2 Juste avant le début de l'exposition:

        • Faire un inventaire du matériel
        • Vérifier la configuration des ordinateurs
        • Configurer un firewall/proxy/routeur
        • Vérifier la configuration du portable de l'association
        • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).

2. Pendant une exposition

        • Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
        • Exclure les parasites qui monopolisent les machines
        • Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
        • Identifier clairement les intervenants
        • Prévoir un photographe
        • Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
        • Participer aux conférences et faire un compte-rendu
        • Faire l'appel des membres présents
        • Faire une réunion de debriefing tous les soirs
        • Apporter un ravitaillement
        • Penser à prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
        • Faire une listes des thèmes abordes par les contacts
        • Faire une FAQ sur les points délicats:

o différence APRIL/AFUL/FSFE/FSFE-France o brevets logiciels

        • Faire un compte-rendu régulièrement
        • Gérer le village associatif
        • Tenir les comptes des entrées d'argent et des ventes de façon très précise
        • Ne pas prendre d'adhésions : laisser les gens se débrouiller en ligne et/ou par voie postale
        • Afficher un slideshow sur APRIL sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question par exemple : modèle dans CVS:/actions/stands/

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition:

        • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
        • Faire le compte des prospectus distribués
        • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard:

        • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
        • Remercier les gens fiables
        • Inviter les participants à une réunion de debriefing
        • Collecter et rendre le matériel

4. Matériel nécessaire sur un stand APRIL

        • un hub
        • un modem
        • des ordinateurs
        • des écrans (si possible plats pour encombrer moins le stand)
        • des cdrom de distributions basées sur Debian (Debian, Knoppix ou dérivée, ...)
        • une bannière
        • un panneau de stand APRIL
        • de la documentation
        • des tabourets
        • une table
        • des cartes APRIL
        • des autocollants duo
        • du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
        • des sacs en plastique
        • une caisse
        • de la monnaie
        • des t-shirts
        • des pins
        • des posters
        • un facturier
        • un cahier de comptabilité
        • un appareil photo numérique
        • câbles RJ45 croisés ou non
        • 2 cartes réseaux ou un ordinateur qui fait du NAT
        • cartes graphiques, contrôleur, nappes IDE/SCSI
        • un diable
        • des disquettes
        • des étagères
        • un présentoir pour la documentation

Voir aussi MatosApril