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* Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
* Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
* Préparer un livre d'or et une boite à idées
* Préparer un livre d'or et une boite à idées
* Prévoir un photographe
* Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
* Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
* Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
* Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement

Version du 7 décembre 2009 à 13:42

Guide de gestion du stand

Présentation

Ce document est une liste de points important a vérifier pour l'organisation d'un stand de l'association.

Voir aussi la Charte de l'exposant.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition

  • Noter le stand sur le wiki : Stands
  • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
  • Préparer les posters a exposer
  • Prévoir la documentation à distribuer
  • Trouver un bénévole avec un véhicule ou prévoir un taxi
  • Acheter le matériel à vendre (Tshirts)
  • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
  • Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance avec étude de l'emplacement du stand et de son organisation
  • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci et ou se trouve le stand
  • Négocier un stand mitoyen avec les associations amies
  • Prendre contact avec les journalistes
  • Établir un tableau de présence des membres sur le wiki
  • Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
  • Mettre à jour les documents destinés aux participants (http://www.april.org/files/documents/discours-stand.pdf et http://www.april.org/files/documents/dossier-exposant.pdf) et les envoyer aux intéressés
  • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
  • Vérifier la présence de prises électriques et d'accès au net durant l'exposition
  • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues
  • Préparer un livre d'or et une boite à idées
  • Prévoir un photographe
  • Afficher sur le stand la liste des conférences animées par l'association
  • Faire le planning des rencontres, réunion, conférences, rendez-vous à prévoir pendant l'événement
  • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire
    • La page des documents : http://www.april.org/fr/association/documents
    • Flyer recto-verso
    • Dépliant April 3 volets
    • Affiche « Candidats.fr »
    • Affiche "Nos Actions"
    • Affiche "Cartographie et évolution des adhérents",
    • Fiche de contact servant également de formulaire papier
    • Les dossiers d'adhésion pour les personnes morales
    • Le dossier de presse
    • Le dernier rapport moral synthétique
    • Formulaires d'autorisation de prélèvements
    • Stickers (autocollants)
    • Panneaux et affiches April
    • Panneaux 4 Dangers

1.2 Juste avant le début de l'exposition

  • Faire un inventaire du matériel
  • Vérifier la configuration du portable de l'association
  • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (diaporama...).

2. Pendant une exposition

  • Prévoir un membre du CA en permanence sur le stand
  • Empêcher que les machines du stand ne soient monopolisées
  • Eviter de faire du stand une consigne à bagages
  • Prévoir quelqu'un qui lira son mail régulièrement et sera sur IRC
  • Identifier clairement les intervenants avec un badge April
  • Prendre des photos
  • Aller prêcher (chanter?) la bonne parole sur les autres stands
  • Participer aux conférences et faire un compte-rendu
  • Faire l'appel des membres présents
  • Faire une réunion de debriefing tous les soirs
  • Apporter un ravitaillement : eau et café pour les exposants, bonbons pour les visiteurs
  • Noter toutes les remarques et questions des visiteurs sur un cahier
  • Prendre les coordonnées/les cartes des personnes à qui on parle et noter dessus de quoi ils parlaient.
  • Tenir les comptes des entrées d'argent de façon très précise sur le cahier de caisse, en différenciant les ventes de goodies et les cotisations
  • Si possible prendre les adhésions en ligne, sinon avec une fiche papier
  • Afficher un diaporama sur l'April sur les écrans sauf besoin momentané de réponse à une question

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition

  • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
  • Faire le compte des prospectus distribués
  • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu

3.2 Plus tard

  • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
  • Remercier les gens fiables
  • Inviter les participants à une réunion de debriefing : BenefitsAndConcerns
  • Collecter et rendre le matériel emprunté
  • Mettre à jour les stocks de goodies

4. Matériel nécessaire sur un stand April

  • un portable
  • une bannière et/ou un Kakemono
  • un panneau de stand April
  • de la documentation
  • des tabourets / chaises pliantes
  • une table
  • des cartes de visite April
  • des autocollants
  • du matériel de bureau (cutter, ciseaux, trombones, stylo, cahier, étiquettes, scotch)
  • des sacs en plastique
  • une caisse avec de la monnaie
  • des t-shirts
  • un facturier
  • un cahier de comptabilité
  • un appareil photo numérique
  • câbles Ethernet RJ45 croisés ou non
  • un diable
  • des étagères
  • un présentoir pour la documentation

Voir aussi MatosApril

Historique

L'origine de cette page vient du document :