Source: http://www.april.org/secure/members/howto/stand-howto.html

Paul Marques Mota <mota@april.org>

(voir aussi la Charte de l'exposant)

14 décembre 2001

Ce document est une liste de points important a vérifier pendant l'organisation d'une grande exposition qui regroupe plusieurs dizaines de personnes, comme la linux-expo chaque année. Pour les exposition de petite taille (moins d'une dizaine d'exposants) une organisation beaucoup plus légère est requise: quelques personnes faisant acte de présence autour d'une table suffisent largement.

1. Avant une exposition

1.1 Longtemps avant le début de l'exposition
  • (Pour les participants a la linux-expo). S'inscrire a la mailing-list linux-expo@april.org en envoyant un e-mail à sympa@april.org contenant la commande SUBSCRIBE linux-expo (ou bien aller sur : http://lists.april.org/wws/info/linux-expo/ )
  • Prévoir un planning des expositions et des endroits idoines
  • Louer une fourgonnette pendant la durée de l'exposition
  • Acheter le matériel à vendre
  • Préparer les posters a exposer/à vendre
  • Demander aux adhérents ou aux sponsors le matériel pour le stand, ou éventuellement l'acheter
  • Prévoir un endroit où entreposer temporairement le matériel
  • Faire une réunion de briefing suffisamment a l'avance
  • Prévoir la documentation
  • Prendre contact avec les responsables de l'exposition pour vérifier qu'on apparaît dans la plaquette de présentation de celle-ci
  • Prendre contact avec les journalistes
  • Prendre contact avec les associations associées au stand
  • Faire un appel a participer et vérifier qu'on a demandé les badges correspondants
  • Établir un tableau de présence des membres
  • Prévoir des évènements et annonces à passer pendant l'exposition
  • Négocier un stand mitoyen avec les associations (FSF et autres)
  • Négocier courant électrique et accès au net gratuits si possible
  • Constituer une caisse (pièces, billets) pour pouvoir rendre la monnaie si des ventes sont prévues

  • Mettre à jour les différents documents et refaire des impressions si nécessaire

    • flyer : htdocs/articles/divers/dossiers/flyer*
    • affiches : htdocs/actions/stands/affiches.sxw htdocs/actions/stands/affiches-1.sxw
    • tarifs : htdocs/actions/stands/tarifs.sxw
    • dossier exposant : htdocs/actions/stands/dossier-exposant.sxw
    • slide show : htdocs/actions/stands/slideshow.sxi
    • formulaires d'adhésions : dossier_commun, formulaire_{particulier,collectivité, entreprises}
    • formulaires d'adhésions/dons : CVS_CA/documents/template/formulaire_donation-adhesion_avec-recu.{pdf,sxw}
1.2 Juste avant le début de l'exposition
  • Faire un inventaire du matériel
  • Vérifier la configuration des ordinateurs
  • Configurer un firewall/proxy/routeur
  • Vérifier la configuration du portable de l'association
  • Vérifier que les différents documents ou outils utiles soient bien sur le portable (slide show...).

2. Pendant une exposition

3. Après une exposition

3.1 Juste après l'exposition
  • Faire un inventaire de ce qui reste sur le stand et éventuellement de ce qui a été vendu
  • Faire le compte des prospectus distribués
  • Remballer le matériel et éventuellement le déplacer dans le lieu de stockage prévu
3.2 Plus tard
  • Identifier les contacts et les remercier, relancer, répondre à leurs questions.
  • Remercier les gens fiables
  • Inviter les participants à une réunion de debriefing
  • Collecter et rendre le matériel

4. Matériel nécessaire sur un stand APRIL

Voir aussi MatosApril